Proceedo sparar pengar och klimat åt Bremnes Seashore

Tidigare gjorde Bremnes som många andra företag - man skötte inköp och fakturahantering utan någon enhetlig struktur, lösningar som var tidsödande och personalkrävande. En stor del av leverantörsfakturorna kom dessutom med posten i pappersformat och endast en liten andel var digitala e-fakturor.

Bremnes behövde hitta en enkel och enhetlig lösning för sin inköpsprocess. Enligt Mikael Søgaard, inköpschef på Bremnes Seashore, var det flera viktiga krav som måste uppfyllas. Som till exempel ett enkelt gränssnitt för slutanvändaren, en proaktiv och erfaren leverantör med stor kompetens samt bra villkor.

Lösningen blev Proceedo med smidiga och användarvänliga digitala lösningar och med lång erfarenhet av att förenkla inköps- och fakturahanteringsprocessen för företag och organisationer. Med denna automatiserade process från beställning till betalning är det enkelt att köpa rätt varor till rätt pris. 

Idag är hela företagskoncernen integrerad i Proceedos lösning Purchase-to-Pay. Bremnes har fått en helhetssyn över sina leverantörer och kostnader och en komplett insikt i och kontroll över samtliga delar i processer. Och inköpschef Mikael Søgaard ser flera stora vinster.


- När det gäller fakturahanteringen har vi sparat 2 heltidstjänster sedan vi började jobba med Proceedos system. Tidigare tog det i genomsnitt 8,5 dagar att hantera en faktura, idag tar det 5,2 dagar, säger han.


- Andelen digitala fakturor har också ökat från 35 till 85 procent och det är självklart en stor vinst med tanke på den klimatpåverkan det innebär att skicka fakturor med brev, säger Mikael Søgaard.

Andra exempel på konkreta besparingar som Bremnes gjort med Purchase-to-Pay under 2020 jämfört med 2019 är:

• Mer än 60 nya avtal har ingåtts.
• Behandlingstiden för varje faktura har minskats med 2,8 dagar till 5,0 dagar.
• Fakturamatchningen har ökat från 44 till 66 procent.

Proceedo är också smidigt och enkelt att använda, en mycket viktig faktor enligt Mikael Søgaard.

- Tidigare hade vi ett svårt gränssnitt i systemet för fakturahanteringen. Idag har vi ett mycket mer användarvänligt gränssnitt, säger han.

Förutom tidsbesparing och smidighet har avtalstroheten mot leverantörerna dubblerats. Att köpa av leverantörer som man redan har avtal med ger självklart bättre villkor, som lägre priser och rabatter, jämfört med att “spontanhandla” av många olika leverantörer. Under 2020 minskades antalet leverantörer med 19 procent jämfört med 2019, en siffra som talar för att man är på rätt väg.

- Innan vi började använda oss av Visma Proceedo hade vi en låg avtalstrohet. Idag är den dubbelt så hög och målet är att vi ska nå 100 procent, säger Mikael Søgaard.

På Mikaels önskelista när det gäller framtidens inköps- och fakturahantering finns klimat och hållbarheten i fokus, att utveckla de redan stora vinsterna med Visma Purchase-to-Pay ännu mer på sikt. Han har tankar kring CO2 och om att kunna “öronmärka” mängden klimatpåverkan på varje enskild försändelse för att veta exakt hur varje hanterad faktura påverkar klimatet och miljön.

- Bremnes Seashore har som mål att samtliga våra aktiviteter ska påverka klimatet så lite som möjligt. Kan vi till exempel se hur mycket CO2-utsläpp varje faktura orsakar så har vi nått ännu ett viktigt mål, säger Mikael Søgaard.