Proceedo sparer penger og klima for Bremnes Seashore

Tidligere gjorde Bremnes som mange andre selskaper - de håndterte innkjøp og fakturahåndtering uten noen standardisert struktur, løsninger som var tidkrevende og personalintensive. I tillegg ble en stor andel av leverandørfakturaene sendt per post i papirformat, og bare en liten andel var digitale e-fakturaer.

Bremnes hadde behov for å finne en enkel og enhetlig løsning for innkjøpsprosessen. Ifølge Mikael Søgaard, innkjøpssjef hos Bremnes Seashore, var det flere viktige krav som måtte oppfylles. For eksempel et enkelt grensesnitt for sluttbrukeren, en proaktiv og erfaren leverandør med stor kompetanse og gode betingelser.

Løsningen ble Proceedo med smidige og brukervennlige digitale løsninger og med lang erfaring i å forenkle innkjøps- og fakturahåndteringsprosessen for bedrifter og organisasjoner. Med denne automatiserte prosessen fra bestilling til betaling er det enkelt å kjøpe riktige varer til riktig pris.

I dag er hele konsernet integrert i Proceedos Purchase-to-Pay-løsning. Bremnes har fått en helhetlig oversikt over sine leverandører og kostnader og full innsikt i og kontroll over alle deler av prosessene. Og innkjøpssjef Mikael Søgaard ser flere store fordeler.


- "Når det gjelder fakturahåndtering, har vi spart to heltidsstillinger siden vi begynte å jobbe med Proceedos system. Tidligere tok det i gjennomsnitt 8,5 dager å behandle en faktura, i dag tar det 5,2 dager, sier han.


- "Andelen digitale fakturaer har også økt fra 35 til 85 prosent, noe som selvsagt er en stor gevinst med tanke på klimapåvirkningen ved å sende fakturaer per post", sier Mikael Søgaard.

Andre eksempler på konkrete besparelser Bremnes har gjort med Purchase-to-Pay i 2020 sammenlignet med 2019, er

• Mer enn 60 nye kontrakter har blitt signert.
• Behandlingstiden for hver faktura er redusert med 2,8 dager til 5,0 dager.
• Fakturamatchingen har økt fra 44 til 66 prosent.

Proceedo er også smidig og enkelt å bruke, noe som ifølge Mikael Søgaard er en svært viktig faktor.

- "Tidligere hadde vi et vanskelig grensesnitt i systemet for fakturahåndtering. I dag har vi et mye mer brukervennlig grensesnitt, sier han.

I tillegg til å spare tid og øke fleksibiliteten, har avtalelojaliteten med leverandørene blitt fordoblet. Å kjøpe fra leverandører som man allerede har en avtale med, gir åpenbart bedre betingelser, som lavere priser og rabatter, sammenlignet med "spontanshopping" fra mange ulike leverandører. I 2020 ble antallet leverandører redusert med 19 prosent sammenlignet med 2019, et tall som tyder på at man er på rett vei.

- "Før vi begynte å bruke Visma Proceedo, hadde vi en lav kontraktstrofasthet. I dag er den dobbelt så høy, og målet er å nå 100 prosent, sier Mikael Søgaard.

På Mikaels ønskeliste når det gjelder fremtidig innkjøps- og fakturahåndtering, står klima og bærekraft i fokus, for å utvikle de allerede store fordelene med Visma Purchase-to-Pay enda mer på lang sikt. Han har tanker om CO2 og om å kunne "øremerke" hvor stor klimapåvirkning hver enkelt forsendelse har, slik at man vet nøyaktig hvordan hver enkelt faktura som behandles, påvirker klimaet og miljøet.

- Bremnes Seashore har som mål å minimere klimapåvirkningen fra alle våre aktiviteter. Hvis vi for eksempel kan se hvor mye CO2-utslipp hver faktura forårsaker, har vi nådd et annet viktig mål, sier Mikael Søgaard.