Bakgrund
Proceedos inköpsportal - en succé för Coop
Coop Sverige använder sedan tidigare Proceedo för att hantera sina interna inköp av butiksutrustning och förbrukningsmaterial.
Medarbetare i Coops butiker gör alla inköp via Proceedo. Där finns alla centralt avtalade leverantörer samlade och alla produkter är kategoriserade efter respektive butikskoncept.
Lösningen har inte bara gjort vardagen enklare för medarbetare som sparar tid när de slipper ringa runt eller mejla leverantörer, utan har även gjort att Coop kan spara pengar genom att hålla nere antalet leverantörer och produkter.
Vi har använt Proceedos lösning sedan 2011, och har under åren utvecklat den mer och mer. Nu är alla butiker anslutna, och alla beställer sina förbrukningsvaror och underhållsprodukter via systemet. Det vi saknat är en lösning för inköp av konsulter.
Lösningen
Proceedo + Vakanta, den bästa lösningen
Coop tittade på flera olika leverantörer och lösningar men fastnade för möjligheterna med att bygga ut sitt befintliga inköpssystem från Proceedo genom en integration med Vakanta. Bland annat såg man bättre möjlighet att kunna utmana sina leverantörer och säkerställa bra priser.
– Om man kan hantera konsultinköpen i samma verktyg som man redan är van att arbeta med, och samla allt via en väg in så finns det mycket att tjäna på det. Det här är ett sätt att få koll på inköpen på ett tydligare sätt, styra mot rätt leverantörer och bli effektiva både tidsmässigt och prismässigt, förklarar Martin Hansson.
Bättre transparens, tydligare uppföljning
Med Proceedo + Vakanta får Coop ett inköpssystem som kan samla alla kostnader på ett tydligt sätt, på ett ställe. Man slipper leta information och data i flera olika system och den ökade transparensen gör det lättare att ha en bra och effektiv uppföljning av projekt.
– Uppföljningen är jätteviktig för oss. Dels kan vi se kostnader över tid naturligtvis, som är bra i vårt interna prognosarbete men också vad gäller budget och kostnadsställe. Den enskilda beställaren kan se kostnader och periodisering för de konsulter man har inne, berättar Martin Hansson.
Coop har satt upp ett antal kontrollpunkter som gör kostnadskontrollen enklare. Bland annat hur konsulter redovisar sina arbetade timmar – direkt i systemet.
– Tidigare när vi fick en faktura fick vi i värsta fall begära in en timredovisning i efterhand. Här har vi redovisningen proaktivt redan från början. Så det är ett bra verktyg, inte bara för inköp.
Planer på mer funktionalitet
I förlängningen planerar Coop att koppla samman sitt centrala HR-system med Proceedo för att få en effektivare och smidigare on och off boarding av konsulter, med automatisk aktivering/avaktivering av konton för inloggning, uttag av utrustning som telefoner och datorer, med mera.
– På så sätt slipper vi onödiga kostnader som fortsätter att ticka på för avslutade konsultuppdrag. Och vi minskar IT-risken med att ha användare upplagda i våra system som inte längre är kontrakterade, säger Martin Hansson.
Han ser att Coop Sverige kommer att fortsätta utvecklas tillsammans med Proceedo.
– Vi har en lång relation tillsammans och har alltid haft en bra dialog med Proceedo, och det är det viktigaste för att man ska kunna fortsätta driva utvecklingen, avslutar han.
Ta kontroll över konsultinköpen
Hitta, hyr, hantera och analysera. Vakanta är External Workforce Management-systemet som gör det enkelt och riskfritt att hantera stora mängder inhyrda konsulter.
