Slik effektiviserer Coop konsulentinnkjøpene sine med Proceedo + Vakanta

Utfordringen

Coop Sverige har et stort behov for spisskompetanse for å fortsette å drive utviklingen i dagligvarehandelen. Dette har lenge betydd store innkjøp av konsulenttjenester, og et økende behov for en smidig og effektiv måte å håndtere innkjøpene på.

- Vi så at det var en kostnad som vi måtte kanalisere via et verktøy, og å integrere en systemstøtte for konsulentkjøp med vårt eksisterende innkjøpssystem føltes opplagt fordi vi ønsker én vei inn til alle kjøp. Funksjonaliteten med Proceedo og Vakanta samsvarer veldig godt med de behovene vi hadde", sier Martin Hansson, leder for indirekte innkjøp i Coop Sverige AB.

Bakgrunn

Proceedo innkjøpsportal - en suksess for Coop

Coop Sverige bruker allerede Proceedo til å håndtere sine interne innkjøp av butikkutstyr og forbruksvarer.

Medarbeiderne i Coops butikker gjør alle innkjøp via Proceedo. Alle sentralt avtalte leverandører er samlet der, og alle produkter er kategorisert i henhold til det respektive butikkonseptet.

Løsningen har ikke bare gjort hverdagen enklere for de ansatte, som sparer tid ved å slippe å ringe eller sende e-post til leverandørene, men har også gjort det mulig for Coop å spare penger ved å holde antallet leverandører og produkter nede.

Hvordan Coop tok kontroll over innkjøpene med Proceedo

Vi har brukt Proceedo-løsningen siden 2011, og har utviklet den mer og mer med årene. Nå er alle butikkene koblet opp, og alle bestiller sine forbruksvarer og vedlikeholdsprodukter gjennom systemet. Det vi har savnet, er en løsning for innkjøpskonsulenter.

Martin Hansson

Leder for indirekte innkjøp

Kjøp av konsulenttjenester i samme system

Dagligvarehandelen er i stadig og rask utvikling, og Coop investerer mye ressurser i å sikre at selskapet kan møte kundenes økende behov for digitale tjenester.

- Vi har gjort store endringer de siste årene og vil fortsette å gjøre det for å henge med i den tøffe konkurransen i markedet, sier Martin Hansson.

En av utfordringene for Coop er å finne riktig kompetanse for å fortsette å drive utviklingen, ikke minst innen IT, som er et av områdene der de bruker mye konsulenttjenester. Og med store innkjøpsvolumer er det behov for et system som kan forenkle og effektivisere prosessen.

Selv om Coop lenge har styrt konsulentkjøpene sine mot sentralt avtalte leverandører, har dette vært gjort gjennom en manuell prosess som har vært ineffektiv og tidkrevende.

- Dette gjelder både for virksomheten og for oss som innkjøpsavdeling. I løpet av de siste to-tre årene har vi sett på muligheten for å utvide funksjonaliteten rundt tjenesteinnkjøp. Vi så at det var en kostnad som vi trengte å kanalisere gjennom et verktøy", sier Martin Hansson.

Løsningen

Proceedo + Vakanta, den beste løsningen

Coop så på flere ulike leverandører og løsninger, men ble tiltrukket av mulighetene for å utvide sitt eksisterende innkjøpssystem fra Proceedo gjennom en integrasjon med Vakanta. De så blant annet en bedre mulighet til å utfordre leverandørene sine og sikre gode priser.

- "Hvis man kan administrere konsulentkjøp i det samme verktøyet man allerede er vant til å jobbe med, og samle alt via én vei inn, er det mye å hente på det. Det er en måte å få bedre oversikt over innkjøpene på, styre mot de riktige leverandørene og bli effektiv både når det gjelder tid og pris", forklarer Martin Hansson.

Bedre åpenhet, tydeligere oppfølging

Med Proceedo + Vakanta får Coop et innkjøpssystem som kan samle alle kostnader på en oversiktlig måte, på ett sted. Man slipper å lete etter informasjon og data i flere ulike systemer, og den økte transparensen gjør det enklere å ha en god og effektiv oppfølging av prosjekter.

- "Oppfølging er veldig viktig for oss. Vi kan selvfølgelig se kostnader over tid, noe som er bra for vårt interne prognosearbeid, men også når det gjelder budsjett og kostnadssted. Den enkelte kunde kan se kostnader og periodiseringer for de konsulentene de har på plass, sier Martin Hansson.

Coop har satt opp en rekke kontrollpunkter som gjør kostnadskontrollen enklere. Blant annet hvordan konsulentene rapporterer sine arbeidstimer - direkte i systemet.

- "Tidligere måtte vi i verste fall be om en timerapport i etterkant når vi mottok en faktura. Her har vi regnskapet proaktivt fra starten av. Så det er et godt verktøy, ikke bare for innkjøp.

Planer for mer funksjonalitet

På sikt planlegger Coop å koble sitt sentrale HR-system til Proceedo for å få en mer effektiv og smidigere på- og avmønstring av konsulenter, med automatisk aktivering/deaktivering av kontoer for innlogging, uttak av utstyr som telefoner og datamaskiner, med mer.

- På denne måten unngår vi unødvendige kostnader som fortsetter å påløpe for fullførte konsulentoppdrag. Og vi reduserer IT-risikoen ved å ha brukere i systemene våre som ikke lenger har kontrakt, sier Martin Hansson.

Han ser for seg at Coop Sverige vil fortsette å utvikle seg sammen med Proceedo.

- Vi har en lang relasjon sammen og har alltid hatt en god dialog med Proceedo, og det er det viktigste for å kunne fortsette å drive utviklingen, avslutter han.

Stora-Coop-Vastberga-004-scaled

Ta kontroll over konsulentkjøpene dine

Finn, ansett, administrer og analyser. Vakanta er systemet for ekstern arbeidsstyring som gjør det enkelt og risikofritt å administrere et stort antall innleide konsulenter.

Les mer om Vakanta

Ett enkelt inngangspunkt - hvordan Coop effektiviserer konsulentinnkjøpene sine med Proceedo + Vakanta