Choose language

Resultat redan efter en månad när Compass Group implementerade Purchase to Pay med Proceedo

Compass Group har använt Proceedo sedan flera år tillbaka för att samordna och effektivisera sina inköp.

Utan Proceedo, som samlar alla leverantörer och centralt avtalade priser, skulle vardagen se väldigt annorlunda ut på Compass Groups 220 restauranger runt om i Sverige.

Inköpsavdelningen förhandlar priser centralt med leverantörerna och väljer ut de bästa leverantörerna och varorna. Det utvalda sortimentet finns sedan tillgängligt i Proceedo för alla restauranger att göra sina inköp ifrån.

Detta i kombination med leveransavgifter som motiverar färre och större inköp, innebär att Compass Group sammantaget får lägre inköpskostnader och färre transporter – bra både för kassan och miljön.

Marketplace_salladsbuffe copy

Manuell hantering ställde orimliga krav

Jesper van Eijk är ekonomichef på Compass Group sedan ett par år tillbaka. En stor del av hans uppdrag är effektivisering, och fokus hamnade tidigt på att få till en väl fungerande purchase to pay-process.

Compass Group omsätter 2,5 miljarder kronor per år, men Jesper van Eijk berättar att de processer som fanns på plats när han började var anpassade för ett betydligt mindre bolag.

– Vi hade ingen bra kostnadskontroll, konstaterar han. Alla lade visserligen sina order i Proceedo, men när fakturan kom skulle man fortfarande pricka av alla varor manuellt och se att fakturan stämde. Det innebar ett ansvar på enhetscheferna som inte var realistiskt att lägga på dem.

Det blev snabbt tydligt för Jesper van Eijk att enhetscheferna på de 220 restaurangerna runt om i Sverige behövde ett bättre stöd för att göra arbetet med inköpen enklare, framför allt då i samband med och efter leverans. Och Compass Group behövde skapa en bättre kostnadsförståelse sett både till de individuella restaurangerna, och hela företaget.

– Det tog väldigt mycket tid från våra medarbetare att administrera fakturor i stället för att vara i köket eller göra andra mer värdeskapande aktiviteter, säger Jesper van Eijk.

Allt samlat i ett pålitligt och användarvänligt system

Compass Group tittade på några olika system för fakturahantering, men valde att utöka sitt samarbete med Proceedo till en fullständig purchase to pay-lösning. Jesper van Eijk understryker värdet med att ha allt samlat i samma system, där hela processen från inköp till betalning sker i Proceedo. Men det var en kombination av den funktionalitet, effektivitet och innovation som systemet kunde erbjuda, som fällde avgörandet.

– Det är väldigt viktigt för oss med ett system som är pålitligt. Det ska fungera utan driftstörningar, och det ska vara användarvänligt, visuellt attraktivt och lätt att förstå, förklarar Jesper van Eijk och fortsätter:

– Och vi måste ha en strategisk matchning. Det vill säga, vi behöver en partner som förstår oss. Vi hanterar stora mängder fakturor, 150 000 per år, så vi behöver en stor motpart, det är extremt viktigt. En annan aspekt är innovativa arbetssätt. Vi kommer från en värld där allt av tradition har skett på desktopen, men Proceedo har kommit väldigt långt med mobila funktioner så att mycket jobb kan göras till exempel hemifrån, förklarar Jesper van Eijk.

Jsper van Eijk 2 copy
Efter en månad hanteras 15 procent av fakturorna touchless, där matchningen sker utan mänsklig inblandning. 15 procent är mycket efter bara en månad.

Jesper van Eijk

Ekonomichef, Compass Group

F&C__parmesan copy

Lovande resultat från dag ett

Under våren 2024 implementerades den kompletta purchase to pay-lösningen i Proceedo, där så mycket som möjligt av fakturorna hanteras utan manuell handpåläggning. 30 procent är målet, och redan från start visar siffrorna på mycket lovande resultat.

– Vi är live sedan en månad tillbaka, och jag är väldigt glad över de första resultaten. Redan nu hanteras 15 procent av fakturorna touchless, där matchningen sker utan mänsklig inblandning. 15 procent är mycket redan efter en månad, särskilt med tanke på de barnsjukdomar som alltid kommer med ett stort projekt som detta, berättar Jesper van Eijk.

Eftersom Compass Group hanterar så stora mängder fakturor så får varje liten tidsbesparing stora positiva följder. En genomsnittlig faktura tar i dag cirka tio minuter att hantera. När man når målet, att minst 40 000 fakturor per år hanteras helt utan manuell inblandning, innebär det en total tidsvinst på 6 000–7 000 timmar.

– En annan aspekt är att när vi testade det här hittade vi avvikelser där vi blivit överdebiterade med en halv procent. Det kanske inte låter så mycket, men kan vi undvika det när vi köper in för nästan en miljard så är det en besparing på fem miljoner kronor per år.

Gott samarbete och snabba resultat

För att ett stort projekt som detta ska gå i mål enligt plan krävs ett bra samarbete mellan alla inblandade. Jesper van Eijk lyfter flera viktiga anledningar till det lyckade projektet.

– Vi fick ett väldigt professionellt bemötande och det fanns mycket flexibilitet från Proceedos sida – till exempel vad vi kan göra för att hålla nere kostnaderna när planerna ändras. Skalbarheten, möjligheten att växla upp och flexibiliteten i systemet är värden som Jesper van Eijk vill lyfta som viktiga komponenter till det lyckade samarbetet mellan Proceedo och Compass Group.  Baserat på resultatet efter en månad med purchase to pay är han hoppfull, och planerar redan nu för kommande utbyggnad och förbättring.

– Det här har gett effekt från dag ett, och fram till september 2024 ska vi se till att det implementeras och trimmas in. Sen får vi se. Vi har bland annat pratat om att titta närmare på budgetmodulen för att man ska kunna se tydligare när budgeten är förbrukad.

LOKAL Koppartråden pressbild 1 copy

Compass Group

Därför valde Compass Group att köra full purchase to pay med Proceedo

  • 15% touchless-fakturor redan efter första månaden
  • Allt samlat i samma system
  • Stor och stabil partner = stor förståelse
  • Bred funktionalitet ger goda möjligheter att bygga vidare på systemet
  • Bra flexibilitet och service från Proceedos sida