Choose language

Resultater etter bare én måned da Compass Group implementerte Purchase to Pay med Proceedo

Compass Group har brukt Proceedo i flere år for å samordne og effektivisere innkjøpene sine.

Uten Proceedo, som samler alle leverandører og sentralt avtalte priser, ville hverdagen sett helt annerledes ut på Compass Groups 220 restauranter rundt om i Sverige.

Innkjøpsavdelingen forhandler priser sentralt med leverandørene og velger ut de beste leverandørene og varene. Det utvalgte sortimentet er deretter tilgjengelig i Proceedo, der alle restaurantene kan gjøre sine innkjøp.

Dette, kombinert med leveringsavgifter som motiverer til færre og større innkjøp, gjør at Compass Group totalt sett har lavere innkjøpskostnader og færre transporter - bra for både kassaapparatet og miljøet.

Markedsplass_salladsbuffe kopi

Manuell håndtering stilte urimelige krav

Jesper van Eijk har vært økonomidirektør i Compass Group i et par år nå. En stor del av jobben hans går ut på å effektivisere, og fokuset var tidlig på å få på plass en velfungerende Purchase to Pay-prosess.

Compass Group har en årlig omsetning på 2,5 milliarder svenske kroner, men Jesper van Eijk forteller at prosessene som var på plass da han startet, var tilpasset et mye mindre selskap.

- "Vi hadde ikke god kostnadskontroll", sier han. "Alle la inn ordrene sine i Proceedo, men når fakturaen kom, måtte man fortsatt krysse av alle varene manuelt og sørge for at fakturaen var korrekt. Dette innebar et ansvar for enhetslederne som det ikke var realistisk å legge på dem.

Det ble raskt klart for Jesper van Eijk at enhetslederne på de 220 restaurantene rundt om i Sverige trengte bedre støtte for å gjøre innkjøpsarbeidet enklere, spesielt i forbindelse med og etter levering. Og Compass Group hadde behov for å skape en bedre forståelse av kostnadene både for de enkelte restaurantene og for hele selskapet.

- "Det tok mye tid fra medarbeiderne våre å administrere fakturaer i stedet for å være på kjøkkenet eller gjøre andre mer verdiskapende aktiviteter", sier Jesper van Eijk.

Alt i ett pålitelig og brukervennlig system

Compass Group vurderte flere ulike systemer for fakturahåndtering, men valgte å utvide samarbeidet med Proceedo til en komplett Purchase to Pay-løsning. Jesper van Eijk fremhever verdien av å ha alt i samme system, der hele prosessen fra kjøp til betaling foregår i Proceedo. Men det var en kombinasjon av funksjonalitet, effektivitet og innovasjon som systemet kunne tilby, som avgjorde beslutningen.

- "Det er veldig viktig for oss å ha et system som er pålitelig. Det må fungere uten avbrudd, og det må være brukervennlig, visuelt tiltalende og lett å forstå", forklarer Jesper van Eijk og fortsetter:

- "Og vi må ha en strategisk tilpasning. Det vil si at vi trenger en partner som forstår oss. Vi håndterer store mengder fakturaer, 150 000 per år, så vi trenger en stor motpart, det er ekstremt viktig. Et annet aspekt er innovative måter å jobbe på. Vi kommer fra en verden der alt tradisjonelt har blitt gjort på PC, men Proceedo har kommet langt med mobile funksjoner, slik at mye av arbeidet for eksempel kan gjøres hjemmefra, forklarer Jesper van Eijk.

Jsper van Eijk 2 eksemplar
Etter én måned er 15 prosent av fakturaene håndtert berøringsfritt, der matchingen skjer uten menneskelig inngripen. 15 prosent er mye etter bare én måned.

Jesper van Eijk

Økonomidirektør, Compass Group

F&C__parmesankopi

Lovende resultater fra første dag

Våren 2024 ble den komplette Purchase to Pay-løsningen implementert i Proceedo, der så mye som mulig av fakturaene håndteres uten manuell inngripen. 30 prosent er målet, og allerede fra starten av viser tallene svært lovende resultater.

- Vi har vært live i en måned nå, og jeg er veldig fornøyd med de første resultatene. Allerede nå håndteres 15 prosent av fakturaene berøringsfritt, der matchingen skjer uten menneskelig inngripen. 15 prosent er mye allerede etter én måned, spesielt med tanke på de innkjøringsproblemene som alltid følger med et stort prosjekt som dette", sier Jesper van Eijk.

Fordi Compass Group håndterer så store mengder fakturaer, har hver eneste lille tidsbesparelse en stor positiv innvirkning. I dag tar det rundt ti minutter å behandle en gjennomsnittsfaktura. Hvis vi når målet om å behandle minst 40 000 fakturaer i året uten manuelle inngrep, vil det bety en total tidsbesparelse på 6000-7000 timer.

- Et annet aspekt er at da vi testet dette, fant vi avvik der vi ble overfakturert med en halv prosent. Det høres kanskje ikke så mye ut, men hvis vi kan unngå det når vi kjøper inn for nesten en milliard, er det en besparelse på 5 millioner kroner per år.

Godt samarbeid og raske resultater

For at et stort prosjekt som dette skal gå etter planen, er det nødvendig med et godt samarbeid mellom alle de involverte. Jesper van Eijk trekker frem flere viktige årsaker til at prosjektet ble en suksess.

- "Vi ble behandlet svært profesjonelt, og det var stor fleksibilitet fra Proceedos side - for eksempel når det gjelder hva vi kan gjøre for å holde kostnadene nede når planene endres. Skalerbarheten, muligheten til å skalere opp og fleksibiliteten i systemet er verdier som Jesper van Eijk ønsker å fremheve som viktige komponenter i det vellykkede samarbeidet mellom Proceedo og Compass Group. Basert på resultatene etter én måned med purchase to pay er han optimistisk, og planlegger allerede for fremtidig utvidelse og forbedring.

- Dette har fungert fra dag én, og frem til september 2024 skal vi sørge for at det blir implementert og finjustert. Så får vi se. Vi har blant annet snakket om å se nærmere på budsjettmodulen, slik at man tydeligere kan se når budsjettet er brukt opp.

LOKAL Kobbertråd pressefoto 1 eksemplar

Compass Group

Hvorfor Compass Group valgte å gå over til full purchase to pay med Proceedo

  • 15 % berøringsfrie fakturaer allerede etter den første måneden
  • Alt samlet i samme system
  • Stor og stabil partner = stor forståelse
  • Bred funksjonalitet gir gode muligheter til å bygge videre på systemet
  • God fleksibilitet og service fra Proceedo