Chalmers automatiserar inköpsprocessen

Beställningar som hanterades manuellt, inköp som ofta gjordes i fysisk butik, via telefon eller snigelpost blev ett minne blott när Chalmers tekniska högskola inledde en total digitalisering av hela inköpsprocessen. Till sin hjälp använder de sig bland annat av Visma Proceedos e-handelssystem för att automatisera hela inköpsprocessen – från beställning till betalning. 

Det anrika forsknings- och utbildningssätet Chalmers tekniska högskola i Göteborg är ett av de världsledande universiteten inom många forskningsområden. Universitetet har en stark internationell prägel och har utbyten och nära samarbeten med toppuniversitet över hela världen. Själva är de över 3 600 anställda och hem till 2 300 forskare, lärare och doktorander som bedriver forskning på allt från klimatfrågor till artificiell intelligens.

En verksamhet av den storleken kräver självklart också stora volymer av inköp – som till stor del hanterats manuellt, vare sig det gällt avancerad bioteknisk utrustning eller enkla saker som papper och pennor. En process som behövdes effektiviseras.

- Före 2015 hade vi inte något tekniskt stöd alls när vi gjorde våra inköp. Vi skickade alla viktiga papper med brev. Det var traditionell post som gällde helt enkelt, säger Martin Eriksson, inköps- och upphandlingschef på Chalmers tekniska högskola.

Med Proceedo fick de ansvariga på Chalmers tillgång till rätt verktyg att göra effektiva inköp med. Kostnaderna sänktes och inköpsprocessen blev mer flexibel eftersom köpen nu kan ske via datorn eller mobilen, var och när än behovet uppstår. Visma Proceedo ger också en enkel och säker åtkomst till leverantörens digitala nätverk och processer.

Martin Eriksson vill betona att Chalmers förändringsresa bara är påbörjad. Men han kan ändå se att den redan har gett resultat.

- När vårt arbete effektiviseras blir verksamheten lönsammare och det gör nytta för det vi ska vara bäst på, det vill säga utbildning och forskning på hög nivå, säger Martin Eriksson, inköps- och upphandlingschef på Chalmers tekniska högskola.

“Det är lika enkelt att logga in på kontoret som på ett hotellrum eller ett tåg.”

Faktorer som att köpa rätt saker till rätt pris, att hela inköpsprocessen är digitaliserad och att systemet är användarvänligt är självklart avgörande för Chalmers. Men det allra viktigaste stavas LOU, lagen om offentlig upphandling. Att följa den är a och o för alla som på något sätt handlar med offentliga sektor, både som upphandlande organisationen och som leverantör.

- Visma Proceedo bidrar till att vi bättre uppfyller kravet på att följa lagen samtidigt som vi kan göra bättre kommersiella affärer. Det är så optimalt det kan bli, säger Martin Eriksson.

Chalmers har även kompletterat de sista men nog så viktiga delarna i inköpskedjan och adderat spendanalysverktyget Spendency till sin verktygslåda.

Chalmers kan nu enkelt titta på sin spend, det vill säga vad man köper, hur mycket man köper, vilka leverantörer man har samt följa processen fram till det att köpet är klart och varan är levererad.

Och det viktigaste: I slutändan kan Chalmers enkelt se vad de faktiskt har fått för pengarna.

- Det här är en lösning som känns framgångsrik. Vi ser direkt att den lönar sig och att den kommer att bidra till att den utbildning och forskning som vi bedriver här i Göteborg blir mer nyttiggörande och framgångsrik, säger Martin Eriksson, inköp- och upphandlingschef på Chalmers tekniska högskola.