Chalmers automatiserer innkjøpsprosessen

Bestillinger som ble håndtert manuelt, kjøp som ofte ble gjort i fysiske butikker, via telefon eller sneglepost, ble en saga blott da Chalmers tekniske høyskole startet en total digitalisering av hele innkjøpsprosessen. Til å hjelpe seg bruker de Proceedo for å automatisere hele innkjøpsprosessen - fra bestilling til betaling.

Det prestisjetunge forsknings- og utdanningssenteret Chalmers tekniska högskola i Göteborg er et av verdens ledende universiteter på mange forskningsområder. Universitetet har et sterkt internasjonalt preg og har utveksling og tett samarbeid med toppuniversiteter over hele verden. Det har over 3600 ansatte og huser 2300 forskere, lærere og doktorgradsstudenter som forsker på alt fra klimaspørsmål til kunstig intelligens.

En organisasjon av denne størrelsen krever selvsagt også store innkjøpsvolumer - som i stor grad har blitt håndtert manuelt, enten det gjelder sofistikert bioteknologisk utstyr eller enkle varer som papir og penner. En prosess som måtte strømlinjeformes.

- Før 2015 hadde vi ingen teknisk støtte i det hele tatt når vi gjorde innkjøpene våre. Vi sendte alle viktige papirer per brev. Det var rett og slett tradisjonell post, sier Martin Eriksson, innkjøps- og anskaffelsesansvarlig ved Chalmers tekniska högskola.

Med Proceedo fikk de ansvarlige på Chalmers tilgang til de riktige verktøyene for å gjøre effektive innkjøp. Kostnadene ble redusert, og innkjøpsprosessen ble mer fleksibel ettersom innkjøpene nå kan gjøres via datamaskin eller mobiltelefon, uansett hvor og når behovet oppstår. Visma Proceedo gir også enkel og sikker tilgang til leverandørens digitale nettverk og prosesser.

Martin Eriksson understreker at Chalmers' endringsreise bare så vidt har begynt. Men han kan se at den allerede har gitt resultater.

- "Når arbeidet vårt effektiviseres, blir organisasjonen mer lønnsom, og det kommer det vi skal være best på til gode, nemlig utdanning og forskning på høyt nivå", sier Martin Eriksson, innkjøps- og anskaffelsessjef ved Chalmers tekniske høyskole.

"Det er like enkelt å logge seg inn på kontoret som på et hotellrom eller et tog."

Faktorer som å kjøpe inn de riktige tingene til riktig pris, digitalisere hele innkjøpsprosessen og gjøre systemet brukervennlig er selvsagt avgjørende for Chalmers. Men den viktigste faktoren er LOU, Lov om offentlige anskaffelser. Den er helt avgjørende for alle som på noen måte har med offentlig sektor å gjøre, både som innkjøpsorganisasjon og som leverandør.

- Proceedo hjelper oss med å oppfylle lovkravet på en bedre måte, samtidig som vi gjør bedre kommersielle forretninger. Det er så optimalt som det kan bli, sier Martin Eriksson.

Chalmers har også fullført de siste, men fortsatt viktige delene av forsyningskjeden og lagt til spendanalyseverktøyet Spendency i verktøykassen.

Chalmers kan nå enkelt se på sine innkjøp, det vil si hva de kjøper, hvor mye de kjøper, hvilke leverandører de har, og følge prosessen frem til kjøpet er gjennomført og varene er levert.

Og viktigst av alt: Til slutt kan Chalmers enkelt se hva de faktisk har fått for pengene.

- "Dette er en løsning som føles vellykket. Vi ser med en gang at det lønner seg, og at det vil bidra til å gjøre utdanningen og forskningen vi driver her i Göteborg mer nyttig og vellykket", sier Martin Eriksson, innkjøps- og anskaffelsessjef ved Chalmers tekniske høyskole.