Uppnå effektmål med rätt KPIer för inköp till betalning (P2P)

De mest framgångsrika och värdeskapande organisationerna ser inköp som en strategiskt viktig funktion som skapar förutsättningar till större konkurrenskraft. De maximerar värdet i varje avtalad kategori och minimerar värdeläckage genom hela inköpsprocessen, också i de dagliga operationella beställningarna genom effektiva inköpssystem. Det skall vara lätt att göra rätt och det blir det med ett digitalt systemstöd som underlättar hela organisationens beställningar. Mer tid kan läggas på kärnverksamheten, samtidigt som inköp kan kvalitetssäkra beställningar, avtalstrohet och stärka leverantörsrelationer. Men när är man effektiv? Och vad kan man egentligen sätta mål på och mäta? Nedan följer exempel KPIer för inköp, ekonomi och verksamhet.

Livscykelanalys: Beställning till betalning

Hur ser livscykeln ut från beställning till betalning? När du förstår hur mycket tid det tar för verksamheten att skapa en beställning, godkänna beställningen, skicka order, motta godset,  motta faktura, granska och godkänna (om den avviker) och skicka för betalning så får du också en god förståelse för hur effektiva och automatiserade dina olika flöden är. Bra mätpunkter i transaktionen livscykel kan vara:

Beställning skapad tills dess att ordern skickas. 
Hur mycket tid spenderar organisationen på att hantera beställningen? Ett högt KPI indikerar ett  ineffektivt flöde där organisationen lägger mycket tid och där leveransen kanske inte fyller organisationens behov tid.

Tid Order skickad tills leverans kvitterad
Hur lång tid tar det för leverantören att förse dig med vad du beställt och vilka konsekvenser får det? Hur ser avtalet för leveranstid ut? Håller leverantören avtalade tider och får leveranstiden konsekvenser för er kärnverksamhet? 

När är leveransen mottagen i jämförelse med att fakturan skickats.
Hur snabbt fakturerar leverantören? Kommer fakturan först månader efter att leveransen mottagits eller skickas det långt innan varorna ens skeppats? Får det någon konsekvens för er från ett affärsmässigt perspektiv? Vad tjänar ni på att justera?
 
Fakturadatum jämfört mot mottaget datum
Långa ledtider från fakturadatum till mottagningsdatum sätter grunden för hög andel sena betalningar. Det indikerar även stor andel skannade fakturor vilket både är kostsamt och ineffektivt. Är det någon skillnad mellan e-fakturaflöden och pappersfaktura? Hur påverkar er förflyttning mot digitala Processer flödestiden och andelen fakturor sena till betalning?
   
Faktura mottagen tills dess betalning (dagar)
Hur länge ligger transaktionen för hantering internt? Om den ligger länge, kan det innebära att vi har att göra med ineffektiva samlingsfakturor, dålig kvalitet, otydlighet på fakturor eller helt enkelt hög andel vilda fakturor som inte går i matchning flöde. Höga KPIer betyder att verksamheten lägger mycket tid på icke värdeskapande arbete - -administration och hantering. En kort hanteringstid betyder att det är effektivt i verksamheten och att många transaktioner passerar utan handpåläggning.

Faktisk inköpskostnad

Den genomsnittliga kostnaden för att hantera en inköpsorder kan variera stort beroende på tiden som läggs på att skapa den. Att köpa en pall med mjölk kan antas ha en rätt låg processkostnad, medan rekvisitionsflöden då den anställde går ner på stan för att köpa det den behöver drar också snabbt iväg många timmar och en hög processkostnad. Dessutom saknas koll på eventuella extrakostnader som leverantörsavgifter, frakt, emballage och pallkostnader. 

Att förstå dessa delar kan ge en mer komplett bild av kostnaden för en inköpsorder utöver det själva avtalade priset eller kvantiteten ni köper. Kanske är den faktiska inköpskostnaden dubbelt upp jämfört med priset på produkten i din varukorg?  Kan vara värt att hålla koll på andel inköp i rekvisitionsflöde samt avvikelser i ordermatchning med tillkommande kostnader så som pall och emballage.

Uppföljning leveranskvittens

Många organisationer kämpar med att få verksamheten att överhuvud taget leveranskvittera. Men om ni inte gör det hur har ni koll på  i hur stor utsträckning ni faktiskt fått vad ni beställt i gott skick? Att följa upp på leveranskvittens är viktigt för att säkerställa kvalitet i leverantörsleveransen. Kolla vad som är beställt, vad som är leveranskvitterat och avvikelserna där emellan. Det är också ett bra sätt att följa upp verksamheten, kontrollerar man verkligen det man fått? Dessutom, utan leveranskvittens ingen effektiv ordermatch. Utan ordermatch skjuter dministrativa kostnader för fakturahantering  i höjden. Säkerställ att ni löper linan ut. 

Andel vilda inköp vs kontrollerade inköp 

Inköp som görs i ett P2P system har bättre kvalitet, utförs snabbare, med mer kontroll och mindre risk för mänskliga misstag eller dolda leverantörskostnader. Dessutom har du en godkännandeprocess innan order skickas. Din spend är under kontroll. Ju större spend ni har i ert P2P system ju lägre andel fel,  högre kvalitet och effektivitet har ni i era beställningar. Det innebär också att ni kan ägna mer tid till kärnverksamheten och att verkligen skapa värde till organisationen istället för att lägga tid på icke värdeskapande repetitiv administration av fakturor. 

Kontrollera hur mycket ni köper med systemstöd och jämför med andelen fakturor utan bakomliggande order?  Finns det leverantörer där ni mottar ett stort antal vilda fakturor fastän ni har avtal i er inköpslösning? Vad saknas i systemet som går på sidan om nuvarande avtal och vem handlar på sidan?

Finns det dessutom stora fakturaflöden från ej avtalade leverantörer visar det på ett behov, bör det kanske finnas ett avtal också med dessa?  Det är också viktigt att ta reda på om det finns inköpsområden eller kategorier som organisationen saknar. En rekommendation för att fånga behov är att i inköpslösningen erbjuda möjlighet att lägga in önskemål. 

Gör ni inköp i andra system som aldrig matchas? Säkerställ en integration så att  order skapade i dessa system också kan matchas i P2P lösningen - på det sättet ökar ni andelen automatiserade fakturor och frigör tid som kan läggas på värdeskapande arbete istället. Förutom process effektivisering får vi med kontrollerade inköp avtalade priser vilket man generellt brukar räkna med att spara upp till ca 10% av beställt nettobelopp.

Följ leverantörssvansen 

Har ni en lång leverantörssvans? Det vill säga, leverantörer som ni beställer en eller ett fåtal gånger ifrån och där ni inte har avtalade villkor på plats. Det är kanske dags att konsolidera leverantörsbasen för att få bättre priser, kvalitet och samarbete med ett mindre antal leverantörer. Att kapa svansen är ett effektivt sätt att bli just mer effektiv. Därför är det klokt att följa hur många nya leverantörer som tillkommer och vilka inköpsvolymer ni har på de olika leverantörerna i basen. Förmodligen görs köp av samma produkter från olika leverantörer. 

Andel match och  e-faktura 

Full automation utan mänsklig handpåläggning. Hantera avvikelser manuellt. Det är målet för de flesta värdeskapande ekonomiavdelningar som vill lägga tid på strategisk förflyttning snarare än repetitiv administration.
 Hur mycket värde tappar er ekonomiavdelning varje år genom att inte öka andelen automation av fakturor? Då har vi inte ens talat om förseningsavgifter?  Långa ledtider och försenade betalningar ger förutom straffavgifter dessutom sämre relation till era leverantörer, och sämre förhandlingsläge tills nästa avtal. Lägger du dessutom på att fakturaflödet inte är digitalt utan skannat - bär ni dessutom kostnader kopplat till skanning, tolkning, verifiering och fysisk arkivering. Dessutom bidrar organisationen till att öka Co2 utsläpp genom onödiga transporter inom ett område där det helt kan undvikas. 

När ni lyckas med en hög andel e-faktura så vet vi att hanteringstiden från fakturadatum till betalning minskar. Dels slipper ni all transporttid för transaktionen, dels håller den högre kvalitet med högre andel rätt informations om systemen lättare kan matcha ned på radnivå. E-faktura gör det dessutom enkelt att få stora mängder singelfakturor istället för enstaka samlingsfakturor på stora belopp. En samlingsfaktura har ofta ett stort värde i en och samma transaktion,  cirkulerar länge i organisationen och blir ofta sen till betalning då de ofta delas mellan många personer och kostnadsställen innan den kan betalas - vilket innebär att  leverantören har stora belopp upplåsta hos er och sämre förutsättning för sitt kassaflöde. När andelen e-faktura går upp, går andel fakturor sena till betalning ner. Ni minskar straffavgifter och frigör kassaflöden. Betala-tidigt-rabatter är inte ovanliga i att avtala just på grund av detta incitament. Skapa förutsättning att nyttja dem genom att ställa krav på e-faktura, en faktura/en order och PO-nummer för varje transaktion.

När du både får upp andelen e-faktura och andelen match mot en bakomliggande order eller abonnemang, faller totalkostnaden per faktura drastiskt tillsammans med ledtiden för hanteringen. Det ger en bra grund för värdeskapande arbete internt och bättre leverantörsrelationer externt.

Volymen i mottagningskontroll

Ju mindre volym som fastnar i status mottagningskontroll (ekonomiavdelningen tittar på fakturan manuellt och distribuerar manuellt), desto mer tid kan ekonomiavdelningen lägga på annat. Låt systemet göra jobbet! När denna volym är hög, kan ni ge er på att er tid går till att manuellt uppdatera leverantörer, hitta mottagare av fakturan, ändra information eller andra icke värdeskapande manuella arbetsuppgifter, vilket kan sänka det värde som er ekonomiavdelning kan bidra med till organisationen. 

Har du koll på hur stor del av ert fakturaflöde som fastnar i denna status varje dag och hur mycket manuell tid som läggs? Ta en ögonblicksbild för dagen och se hur det går! Beror den manuella hanteringen på låg fakturakvalitet eller många nya leverantörer? Eller handlar det om konfigurering som inte  möjliggör automation? Ta en närmre titt för att lyckas automatisera mer! 

Tid från granskning till godkännande för vilda fakturor 

En faktura som cirkulerar länge i organisationen skapar kostnader för densamma. Fler personer lägger mer värdefull tid på att titta på enstaka transaktioner. Genom att hålla koll på ledtiden en faktura har på workflow från mottagning till betalning kan ni identifiera flaskhalsar, samlingsfakturor och andra kvalitetsbrister som varje år kostar verksamheten tid. 

Genom att hålla denna lågt kan ni både bygga bättre leverantörsrelationer, minska andelen sena fakturor till betalning och kanske dra nytta av avtalade incitamentsmodeller som rabatter vid tidig betalning. Kolla på antal dagar från granskning till slutattest. Kan ni få ner det över tid? Är det särskilt dåligt på någon enhet? Varför? Lite detektivjobb kan skapa stora möjligheter att frigöra mer tid. Om ni dessutom följer upp på andelen Automatiskt (AI) genererade konteringsförslag borde det ge en indikation på effektiviteten i flödet. 

Summering

När det kommer till KPIer gäller det att hellre följa några få där ni tror på effekt utifrån era specifika verksamhetsbehov än att följa alla. Det viktiga är att ni enkelt kan ta del av dem och göra det till en del av dagliga. Att jobba med KPI:er är inte en engångsrapportering. Det är ett verktyg för att mäta progress och för att väcka frågor att analysera närmre. Våga sätt sätt mål och följ upp! 

Att använda ett Purchase to Pay systemet för att minska värdeläckaget i era leverantörsrelationer kräver ett tätt samarbete mellan systemägare, inköp och ekonomi. Vill ni accellerea mot era mål på riktigt - säkerställ att också systemleverantören vet om era mål och kan stötta er med deras expertkompetens inom området!

Endast med ett helhetsperspektiv på processen kan det fulla värdet av avtalet utvinnas. Och glöm inte dialogen med verksamheten. Det är där sanningen ligger kring vilka åtgärder som ger mest värde på kortast tid.