Auto Suggest är automatisk förslagskontering på fakturan med hjälp av AI. En möjlighet att frigöra tid i hela
organisationen och på samma gång förbättra kvaliteten på konteringarna. Orust kommun har varit igång i 12 månader och här delar Emma Carlsson, redovisningsekonom Orust kommun med sig av deras samlade erfarenheter.
Övergripande effekter
- Vi upplever att Auto Suggest har gett oss en mer likriktad kontering, dvs att samma typ av inköp blir mer konterat på samma sätt. Vi har också fått koll på tidigare felkonteringar, dessa kan vi nu styra genom att använda t ex konto på fakturaleverantör eller abonnemangskontering. Vi har också med hjälp av tjänsten identifierat var och att det finns behov av extra utbildningsinsatser.
Konteringsförslag - frekvens och kvalitet
- På de förslag Auto Suggest ger oss ser vi nu att ca 90 % är korrekta. Och vi ser att det hela tiden blir bättre och bättre - dvs vi får bättre och bättre förslag - vilket är helt logiskt eftersom datan förslagen bygger på håller högre och högre kvalitet.
Effekter besparingar
- I vår beräkning av besparingseffekt har vi kategoriserat våra användare utifrån hur mycket fakturor de granskar och konterar, samt till vår tid som vi på ekonomi lägger. Här behöver varje organisation titta på hur deras organisation ser ut och göra bedömningar för tidsåtgång per moment och användargrupp. Vilka konterar och vad har de för kunskapsnivå? Vilken omfattning av hjälp/frågor behövs utifrån kunskapsnivå? I vilken omfattning frågar man en arbetskollega eller chef? hur mycket tid lägger ekonomi att svara på frågor och rätta felkonteringar inkl kontakter med medarbetare/chefer för att kunna kontera rätt?
- Jag tror att tiden som olika funktioner lägger på att kontera är mycket större än vad man tror. Vi kom fram till att vår genomsnittliga tidsbesparing per konteringsförslag är ca 3 min. Sammanlagt beräknar vi tidseffektiviseringen hos Proceedo-användarna och för kvalitetsgranskning av ekonomienheten om ca 25%.
Vad säger användarna?
- Sist men inte minst viktigt är att våra användare är så positiva till att få hjälp med kontering. Våra expertanvändare (de som konterar ofta och mycket) är mycket positiva till Auto Suggest. De tycker främst att det ger dem en tidsvinst.
- Våra slutanvändare som konterar sällan ser mer att det finns en färdig kontering, kanske inte reflekterar över att detta kom via Auto Suggest. De är bara mycket nöjda med att ha fått hjälp med konteringen och att de slipper fråga om hur de ska kontera fakturan.
