Så vet ni om er organisation är redo för en Purchase to Pay-lösning
Hur vet man om ens organisation är redo för att automatisera och effektivisera det operationella inköpet?
Hållbarhetskrav, miljörapportering, datadrivna beslut och automatiserade processer. Avgörande för att vara konkurrenskraftig och framgångsrik inom samtliga av dessa områden stavas effektiva digitala operationella inköpsprocesser. Och det får du genom att införa ett purchase to pay-system.
Men hur vet du egentligen om din organisation är redo för att införa ett purchase to pay-system?
Här är några tydliga tecken:
Komplexa inköpsprocesser
Om era inköpsaktiviteter blir allt mer komplexa, med många intressenter, godkännandeprocesser och olika inköpskanaler finns stora vinster att hämta med en strömlinjeformad och effektiv digital inköpsprocess.
Ni kommer korta ledtider, tydliggöra godkännandeprocesser, säkerställa transparens, få effektivare processer och faktiskt minska mänskliga fel.
Alla kan göra fel, men helst inte - som vi brukar säga. Det kommer ett effektvit inköpssystem att hjälpa er med.
Stor volym av inköpstransaktioner
Ni sitter med stor massa repetitivt distributionsjobb. Att hantera en hög volym av inköpstransaktioner, inklusive återkommande beställningar och flera leverantörer, kan vara överväldigande.
En purchase to pay lösning automatiserar och hanterar dessa transaktioner effektivt, vilket ger bättre hantering och översikt.
Ni kan helt enkelt automatisera bort stora delar av era volymer helt utan mänsklig handpåläggning genom smarta features byggda för att hantera stora volymer av transaktioner och hitta avvikelser vilka kräver ett mänskligt öga för att avgöra hantering.
Utmaningar i att hantera era leverantörsrelationer
Har leverantörsrelationerna blivit besvärliga att hantera med frekventa kataloguppdateringar och nya överanskommelser som ska implementeras men det är svårt att få organisationen att både förstå och göra rätt?
En purchase to pay lösning kan centralisera leverantörsinformation, vilket gör det enklare att underhålla och förbättra relationer. Det finns smarta feature som hjälper er med integration av leverantörer, autoamtiserade kataloguppdateringar och möjligheter att få hjälp att upptäcka avvikelser.
Dessutom med all data samlat i samma system, blir det betydligt enklare att ta en informerad diskussion med leverantören om vad som fungerar och vad som måste bli bättre! One-stop-shop för organisationen gör kommunikationen rak och tydligt - här hittar de all information avseende inköp i samma lösning!
När ni har stora volymer okontrollerade inköp
Om obehöriga eller icke-kontraktsbundna inköp, även kallat maverick inköp eller vilda inköp, sker för ofta, är det dags att ta kontroll.
Ni behöver veta av vem ni köper och kontrollera att det är hållbara och etiska leverantörer. Att inköpen inte baseras på korruption eller på annat sätt sker med oegentligheter.
Ett digitalt inköpssystem ger bättre kontroll - alla som köper kan vara trygga att det är godkända, schyssta leverantörer man handlar från! Genom att sätta upp regler och varningar är det dessutom enkelt att styra tex minsta ordervärden eller andra kontraktsbundna begränsningar.
Ni behöver spara pengar och öka effektiviteten
Din organisation kan sträva efter kostnadsbesparingar genom förbättrade förhandlingar och reducerade inköpscykeltider.
Genom att implementera ett Purchase to Pay-system ökar den operativa effektiviteten enormt, vilket ger betydande kostnadsbesparingar. Dessutom är det enkelt att få en riktigt, riktigt hög andel e-faktura , vilken i sin tur är förutsättningen för automatiserade transaktioner och korta ledtider från order till betalning.
Behov av bättre översikt av era utgifter
Brist på översikt över utgifter mellan olika avdelningar eller regioner kan försvåra ekonomisk planering.
En digital inköpslösning erbjuder omfattande rapporter och ger insikter i utgiftsmönster, vilket hjälper till i strategiskt beslutsfattande.
Få tillgång till all inköps och fakturadata direkt i gränssnittet eller koppla samman med ert BI system. Med alla ordrar digitala får ni insikter som hjälper till klokt beslutsfattande.
Ni vill sluta dubbeljobba
En fil här och en fil där. Starta importen dit och inte glömma hit.
Med behovet av att integrera inköpsprocesser med ERP-system eller andra finansiella verktyg erbjuder en pruchase to pay-lösning sömlösa integrationsmöjligheter via APIer, vilket säkerställer att alla system fungerar tillsammans på ett harmoniskt sätt.
Ni kan sluta dubbeljobba och vara säkra på att datan flyter korrekt mellan systemen.
Medarbetarna vill mer och längtar efter ny teknik att möjliggöra det!
Slutligen, om ditt team är bekvämt med digitala verktyg och visar en beredskap att omfamna ny teknik, är det rätt tid att implementera en lösning också för operationellt inköp till betalning.
Medarbetarnas beredskap kan underlätta övergången och maximera nyttan som dessa system ger.
Att få organisationen med på tåget och viljan till förändring kan vara ett besvärligt hinder att verkligen jobba med. Men är ni redan där, och längtar efter nya arbetssätt! Kör! Halva slaget är redan vunnet!
Känner du igen er i några av dessa tecken ovan kan det vara läge för en digital förflyttning inom det operationella inköpsområdet.
Som alltid finns vårt team på Proceedo här för att stötta er varje steg på vägen. Tveka inte att höra av dig för att lära dig mer om hur vi kan hjälpa till i er digitala inköpsresa.
