Ja, B2B-inköp förväntas vara lika enkla som 'vanlig shopping' online.

Vi har "alla" förutsättningar, men får ändå inte till det! 

Ibland får vi frågan: Varför får vi inte organisationen att göra rätt? Vi har skickliga inköpare. Vi sköter våra leverantörsrelationer. Vi förhandlar de bästa priserna med hållbara godkända samarbetspartners. Vi har koll och policys som vi kommunicerar. Men våra anställda hittar ändå på sina egna inkpsvägar och de vilda fakturorna ramlar in som ett brev på posten. Fakturorna utan PO-nummer från okända leverantörer. Det spretar och det skevar. Fakturorna som skapar merjobb från ekonomiavdelning till inköp som för attesterande chefer.  Men hur gör man det lika enkelt lätt och roligt att köpa rätt också på jobbet?  

Ett gränssnitt från behov till betalning, är det nog? 

Processen för inköp börjar med ett behov, men slutar inte med en leveranskvittens av mottagen vara eller tjänst. Det slutar med betalning till leverantör. Det är nog de flesta överens om. Därför sträcker sig det operationella inköpet från inköp till ekonomifunktion. Skall processen bli effektiv och kontrollerad, är det ett tvärfunktionellt samarbete som gäller där strategi och planering går från a till ö. Därför är det läge att samla både invoice management som procurement operations i samma lösning. Från behov av att göra ett inköp eller leverantörsförfrågan till betalning av fakturan. Först då kan autoamtionen av rutinmässiga  arbetsuppgifter spara tid och minska risken för mänskliga fel på riktigt. Men är det nog för att lyckas idag?  Det korta svaret är nej.

I många fall behövs det mer än ett gemensamt gränssnitt. Det behövs en lösning som är enkel , smidigt och tillgängligt för alla (ja också mobilt eller hemifrån),  där och när användarna behöver det. Köpbeteendet har över tid också förändrats och de flesta i arbetsför ålder handlar eller har handlat digtalt  - allt från mat till kläder eller prylar. Med det ökar också förväntningarna och kraven för att göra ett köp i ett verksamhetssystem. Utan att tilltalande enkelt gränssnitt, där köpen kan göras effektivt, finns risken att satsningen på effektivt operationellt genomförande av inköp - digitalt från ax till limpa faktiskt uteblir då de anställda  istället hittar sina egna mer effektiva vägar, så som att handla direkt från leverantörens webshop. Det kan i förlängingen innebära ordrar utan PO,  fel priser och tillgänglighet till fel (ej avtalat) sortiment. Dessutom sker köpet utan atttest/kontroll eller kontering. Vilket gör att kostnaden är osynlig tills dess att den kommer er tillhanda, samt att varje faktura måste hanteras manuellt. 

Kliv in i cockpit 

Dagens 30-åringar har haft dator på rummet sedan de var små och en smartphone i handen sedan tonåren. Den digitala mognaden har gått framåt i rasande tempo. I e-hadelsindikatorn från Svensk handel 2023, hade 68% av konsumenterna i åldrarna 18-89 år e-handlat online  i juni månad. Statistiken ser ungefär lika ut månad för månad. Man kan dra det så långt som att hävda att de allra flesta som idag är aktiva på arbetsmarknaden gör privata inköp online, mer eller mindre regelbundet. Med det höjds kraven och användarna förväntar sig samma finess med lättanvända plattformar privat såväl som på jobbet.  Förvätningarna stannar inte hemma i vardagsrummet, de följer med till arbetsplatsens verksamehtssystem,  i synnerhet för inköp.

Precis som en e-handlare B2C behöver göra köpupplevelsen fantastisk för sina kunder, förstå köpbeteenden och avvikelser, behöver du som sytemansvarig eller strateg inom Purchase to Pay förstå dina interna "kunder" för att få alla att handla på rätt sätt i den lösning ni valt för att på så sätt säkra värdeutväxling av era leverantörsavtal (pris, kvalitet och automation av fakturor).  Det kan tex handla om att förstå vad som söks men inte hittas? Vad efterfrågas som inte finns? Vad tar tid att hitta och hur kan vi spara medarbetarna den tiden? Hur lång tid tar det att få en beställning godkänd och varför? Hur lång tid tar det innan en vara är beställaren tillhanda?   Hur många har med handen på hjärtat koll? 

Koll på läget kräver insikter från data  och en partner som delar era mål 

Precis som vi mjukvaruutvecklare vill ha koll på alla dessa delar, för at göra användarupplevelsen  i produkten bättre bättre - så behöver ni som systemägare i er verksamhet också ha en nyfikenhet kring användarbeteenden för att verkligen lyckas med ett verksamhetessystem som inte omges av AArrgh 😭 utan AAAAAhhh😍 på arbetsplatsen.  För att lyckas behövs ett samarbete med en systemleverantör som gärna delar insikter och data med det gemensamma målet att verkligen lyckas i just eran organisation.

När ni kliver på en purchase to pay tjänst som Proceedo blir utmaningen enklare. Vi tar stolthet i våra in app användarundersökningar och användaranalyser, som vi gärna delar med oss av för att de kunder som använder oss skall sitta i cockpit. Det är våra dom, likväl som vi, som behöver detaljerad data för flöden och flaskhalsar. Med i snitt 90 % e-faktura,  visualiserad ner på radnivå blir det också enklare att förstå verksamehtens inköpsmönster och behov. 

Vi är inte bara en molntjänst, vilken som. Vi är en lokal Nordisk leverantör som en del av Visma Gruppen tar stolthet i vår lokala förankring och mångåriga erferenhet från Purchase to Pay i stora privata koncerner och e-handel i offentlig sektor.  Därför erbjuder vi också lokalt skräddarsytt stöd från purchase to pay experter för att säkerställa din långsiktiga framgång på era affäsmål. Som kund till Proceedo får du tillgång till  dedikerad system- och inköpsexpertice som förstår din verksamhet och kan hjälpa dig att maximera investeringen och hitta nya lösningar till operativa eller strategiska utmaningar. 

Utöver domänkunskap hjälper våra experter dig att optimera användningen av Visma Proceedo och anpassa systemet efter er verksamhets specifika behov. Vi finns här för att ge dig råd och vägledning genom hela processen, från implementering till efterlevnad och fortsatt framgång. Att jobba nära våra kunder på riktigt ligger oss varmt om hjärtat. 

Lätt att köpa rätt - by design

Förutom ett nära samarbete ska det vara lätt för organisationen att göra rätt - by design. För oss är säkerställandet av avtalsefterlevnad och interna policies eller externa regleringar i applikationen, lika viktigt som tryggheten i ett system som alltid är uppe och snurrar på ett säkert sätt. Därför har vi verkligen ansträngt oss för att Proceedo utöver att se och fungera som en vanlig webshop, skall kunna konfigureras för att följa specifika regler, flöden och riktlinjer unika för din organisation. Du kan tex varna användare om de försöker genomföra inköp som inte är tillåtna -  det  ger trygghet och förtroende.

Addera där till möjlighet för organsationen att handla plattformsoberoende på språrg (mobilt eller surfplatta) och enkelt i applikationen kommunicera sina behov av nya beställningsvägar - eller varför inte - ge direkt feedback på leverantör och kvalitet  - och ni har skapat en inköpsportal som ÄLSKAS av organisationen. Ni tar klivet in i cockpit helt enkelt med data och personerna bakom systemet som bästa vän.