3 tips för att ta kontroll över de vilda fakturorna
December – den vilda shoppandets högsäsong i offentlig sektor
Det är något märkligt som händer när året börjar närma sig sitt slut.
De vilda köpen ökar!
Och vi vet alla varför.
Inköp och e-handel i offentlig sektor, min hemmaarena. Tidigare på plats i Huddinge kommun och nu som Customer Success Manager på Proceedo där jag får möjlighet att hjälpa företag och organisationer att lyckas ännu bättre med sina inköp. Redan på Huddinge kommun anade jag ett mönster mot slutet av året, och nu i min roll på Proceedo kan jag se att detta gäller för långt fler.
De vilda köpen, alltså köp utanför avtal, eller ett köp utan en order i e-handelssystemet ökar nästan överallt i offentlig sektor i slutet av året och det är inte så svårt att förstå varför.
Budgeten ska göras av med. “Use it or lose it”-kulturen och få vill riskera att nästa års ram minskar med argumentet att “ni verkar ju inte behöva så mycket pengar”. Följden blir vilda fakturor att hantera, nya leverantörer att registrera och kontrollera för en ekonomiavdelning som vill ta julledigt innan bokslutsstressen i januari.
Men är detta verkligen nödvändig?
Vilda köp går att påverka
Det handlar inte om att hindra verksamheter från att köpa det de behöver. Det handlar om hur de köper.
Oavsett vad som behöver köpas in, en udda engångsinvestering, påfyllning av ett förråd, förbrukningsmaterial mm finns det vägar att gå för att göra köpet via avtalade leverantörer.
Tre lösningar är egentligen ganska självklara:
- Köp från befintliga avtal – även i december
Simpelt! De flesta organisationer har väl förhandlade avtal som täcker betydligt fler behov än användarna tror. Problemet är ofta inte utbudet, utan bristen på tid att leta eller rådgöra när året går mot sitt slut. Här behövs bättre framförhållning – men också tydligare kommunikation om vad som faktiskt går att beställa via avtalen. Kommunicera med din organisation och följ köp under året.
- Direktupphandling är inte ett misslyckande – det är ett verktyg
När ett behov dyker upp som inte riktigt passar in i avtalsportföljen, särskilt i årets sista månad, är direktupphandling ett fullt legitimt och smidigt alternativ. Det är inte en genväg, inte ett regelbrott – utan en möjlighet. Genom att göra en korrekt direktupphandling i stället för att handla vilt minimeras både risker och efterarbete. Proceedo erbjuder Dirra – du gör din direktupphanding direkt från Proceedo, med hjälp av Dirras AI hjälp hittar du rätt produkt för ditt behov.
- Planering är inte tråkigt – det är lönsamt
Om decemberköpen återkommer år efter år är det inte en slump. Analysera, vad köptes förra året och när december 2025 passerat, analysera de vilda köpen för att kunna förbereda för nästa år. Organisationer tjänar på att införa rutiner för att följa upp inköp löpande, inte bara vid årsskiftet. Att sprida ut behoven över året och ge verksamheten stöd att planera minskar stressen och förbättrar regelefterlevnaden.
Behöver din organisation hjälp med analys av inköp, vilda köp eller vad som behöver göras i din organisation finns jag och mina kollegor här för att hjälpa till! Våra olika Success-paket är anpassade att passa såväl små som stora organisationer!
