Choose language

Från 57% till 73% automatiserings­grad - på två månader

Ocab gick från kaos till kontroll och effektiva arbetsflöden med hjälp av InvoiceFirewall

InvoiceFirewall

InvoiceFirewall är en lösning som automatiskt kontrollerar och rättar leverantörsfakturor innan de går vidare i fakturaflödet. Felaktig eller saknad information identifieras och korrigeras, eller skickas tillbaka till leverantören för komplettering. Resultatet blir färre manuella korrigeringar, fler matchade fakturor och en högre grad av automation.

När mer än 10.000 leverantörsfakturor varje månad landar i leverantörsreskontran krävs en effektiv hantering för att processen inte ska bli enormt tidskrävande och krånglig.

Den slutsatsen kom Ocab i Norge fram till i januari 2024. Därför valde de att investera i InvoiceFirewall, som redan från dag ett visade sitt stora värde.

Idag präglas hanteringen av leverantörsfakturor inte längre av kaos och manuellt arbete, utan av kontroll samt automatiserade och effektiva arbetsflöden. 

Lakeside Water Damage Inspection Team-1

Bakgrund

Hög fakturavolym och ineffektiv hantering

Ocab är en av Nordens största leverantörer av skadeoch industriservice. Deras arbetsform och organisation medför en hög fakturavolym. Varje skadeärende, exempelvis en reparation av en fuktskada i en lägenhet, genererar i genomsnitt fyra leverantörsfakturor som leverantörsreskontran måste hantera.

Med 30.000 uppdrag per år blir volymen betydande. Den stora mängden fakturor ställer höga krav på en effektiv process. 

André Bråthen, redovisningschef på Ocab i Norge, berättar att fakturahanteringen var allt annat än effektiv innan företaget tog InvoiceFirewall i bruk:

– När jag började tog vi emot cirka 7.000 fakturor per månad. Hälften behandlades automatiskt i vårt arbetsflödessystem, medan de resterande 3.500 fakturorna hanterades manuellt av vår dåvarande redovisningsbyrå. Det var extremt dyrt.

Därför beslutade André att avsluta samarbetet med redovisningsbyrån, vilket fick stor betydelse för leverantörsreskontran. Anniken Narvesen Torp fick ansvaret för uppgiften:

– Vi beslutade att avsluta samarbetet med redovisningsbyrån, vilket innebar att Anniken stod inför en mycket stor uppgift. Hon skulle inte bara hantera 3 500 fakturor manuellt varje månad. Hon var också tvungen att avvisa många av dem eftersom de inte följde våra rutiner - till exempel om de saknade ett projektnummer. Fakturahanteringen var kaotisk vid den tidpunkten, fortsätter André, som dock hade en lösning redo.

I januari, innan vi implementerade InvoiceFirewall, gick 56% av fakturorna automatiskt till godkännande. Redan i marshade siffran ökat till 73 %, vilket innebar att nästan 2.000 flerfakturor behandlades automatiskt efter bara en månad.I november 2024 var andelen 84 %

André Bråthen

Chef för indirekta inköp

Lösningen

Tidigare erfarenhet av InvoiceFirewall avgjorde

Risken för omfattande manuell fakturahantering och mycket kommunikation med leverantörer fick André att börja titta på en mer automatiserad lösning

– Jag kände till InvoiceFirewall ur ett leverantörsperspektiv från mitt tidigare jobb, där lösningen ofta bad mig att korrigera fakturor. Jag minns att användarupplevelsen var väldigt bra. När jag började på Ocab ville jag därför titta närmare på lösningen och bokade in en demonstration.

På plats redan efter 6 veckor

 Många systemimplementationer drar ut på tiden, och det kan ta lång tid innan systemet visar sitt värde. Så var dock inte fallet för Ocab. Tvärtom.

– Vi skrev under kontraktet i mitten av januari förra året och var redan i drift den 26 februari. Implementeringen tog sex veckor. Det är imponerande snabbt, och vi kände oss inkluderade och förstådda under hela processen, berättar André.

InvoiceFirewall visade sitt värde från dag ett

– I januari, innan vi implementerade InvoiceFirewall, gick 56 % av fakturorna automatiskt till godkännande.

– Redan i mars hade siffran ökat till 73 %, vilket innebar att nästan 2.000 fler fakturor behandlades automatiskt efter bara en månad. I november 2024 var andelen 84 %. Nu behandlar vi 30 % fler fakturor automatiskt. Detta hade aldrig hänt utan InvoiceFirewall och den fantastiska insats Anniken har lagt ner för att maximera systemets potential och den tid det frigör, förklarar André.