Choose language

Investering i e-handel gav mellanstor kommun nettonytta på 13 miljoner

Mellanstor kommun effektiviserade beställningar med Proceedo

När den mellanstora svenska kommunen ville effektivisera sina beställningar nöjde de sig inte med att enbart sätta upp mål som lät bra utan såg även till att efter implementeringen mäta om målen uppnåtts - och det gjorde de, med råge.

Effektiva beställningar skapade 13 miljoner kronor i nettonytta

Tidigare sköttes beställningarna i kommunen likt hur det görs i många andra organisationer - utan ett inköpssystem. För upphandlingsenheter var det svårt att få kontroll över flöden och för beställarna fanns inga definitiva riktlinjer kring vilka leverantörer det var okej att handla av.

Med Proceedo har kommunen bland annat lyckats säkerställa högre avtalstrohet och effektivare processer, ett arbete som gjorde att kommunen lyckades uppnå en nettonytta på 13 miljoner kronor.

peng-modellen_varbergs-kommun

Investeringsanalys inför upphandling av e-handelssystem

För att kunna effektivisera sina inköp behövdes en investering i ett e-handelssystem som kunde hantera inköp hela vägen från beställning till betalning göras. Men för att säkerställa värdet av investeringen utförde kommunen en analys enligt PENG-modellen.

PENG står för ”prioritera enligt nyttogrunder” och bygger på att organisationen fastställer vilka direkta och indirekta nyttor en investering kan ge.

PENG-analysen visade att ett nytt beställningssystem skulle kunna generera en nettonytta på elva miljoner kronor för Varbergs kommun. Med analysen i ryggen fick upphandlingsavdelningen igenom sitt investeringsförslag och kunde gå vidare med att införa det nya systemet. Att välja vilket system som skulle användas visade sig heller inte vara några problem.

- Vi fann att det var två system som skulle kunna fungera, men i praktiken var det bara Visma Proceedo som erbjöd all den funktionalitet vi ville ha och som vi också tyckte var tillräckligt framtidssäkert, säger upphandlingschefen på kommunen

lev_systembild

Nytt e-handelssystem: hur effektivt blev det?

När det nya beställningssystemet varit i drift tillräckligt länge var det dags för en utvärdering. Något som möttes med viss oro på upphandlingsavdelningen.

Men någon anledning till oro fanns inte. Utvärderingen visade nämligen att investeringen inte bara uppnått målet, utan överskridit det. Totalt kunde kommunen räkna hem en nettonytta på 13 miljoner kronor, två miljoner över målet.

- I och med att all fakturahantering också sköts i beställningssystemet blir det naturligt att göra alla inköp där och då kan vi garantera att beställningarna går till de leverantörer som ger oss bäst villkor. När alla inköp går via systemet får vi en mycket högre avtalstrohet och även effektivare processer, säger upphandlingschefen på kommunen.

En nöjd upphandlingsavdelning

Investeringen i ett nytt beställningssystem visade sig sammanfattningsvis vara lönsam. Det faktum att upphandlingsavdelningen kunde följa upp och visa siffror vad investeringen resulterat i gav också en mer svårvärderad nytta.

- Att vi lyckades genomföra det här och kunde visa att vi uppnådde våra mål har ökat förtroendet för upphandlingsavdelningen. Resten av organisationen ser att de kan lita på våra bedömningar och det har vi stor nytta av i andra frågor också, säger upphandlingschefen på kommunen.

Dessutom visade analysen att det fanns potential att öka nyttan med ytterligare två miljoner kronor om man köpte till en ytterligare modul till systemet så det skulle kunna användas för fler ändamål. Analysen visade även att åtgärder kunde genomföras för att ytterligare öka avtalstroheten.

Få med leverantörerna på resan

En e-handel utan varor att köpa tjänar inte mycket till. Därför var kommunen snabba på att kravställa anslutning till Proceedo mot sina leverantörer. För en del leverantörer, och speciellt för de mindre leverantörerna, var det svårt att helt och hållet förstå hur det skulle fungera från deras sida. Men de leverantörer som anammade det nya beställningssystem såg snabbt fördelar med att gå via den vägen.

- En del leverantörer insåg att detta faktiskt är en ny marknadsplats och säljkanal för dem. De har lagt in bilder och produktblad med mera och sköter det lite som en webbshop där beställarna enkelt kan hitta just det de behöver, säger upphandlingschefen på kommunen.