Choose language

Spendanalys för Högskolan Väst

Efter att ha utvärderat ett antal olika lösningar föll valet till slut
på Proceedo+Spendency för Högskolan Väst.

Så effektiviserade Högskolan Väst sina inköp

 

Utmaning


Högskolan Väst hade ingen formell inköpsorganisation utan det var upp till medarbetare med inköpsansvar ute i organisationen att själva hantera inköpen. Det fungerade, men frågan var om det var den effektivaste lösningen? Så när högskolan för ett år sedan började processkartlägga alla sina administrativa processer var inköp en av dessa processer.

Lena Larsson på Högskolan Väst var den som arbetade med att kartlägga inköpen.
- Vi såg att vi behövde skapa en så effektiv och rättssäker inköpsfunktion som möjligt. Det gjorde att vi måste kunna se vad vi köpte, vem leverantören var och vem det var som gjorde inköpet. Man behövde med andra ord göra en spendanalys. Det hade inte gjorts på högskolan tidigare så frågan var hur man skulle gå till väga?

Högskolan Väst använde redan tidigare Proceedo för beställningar och fakturahantering , men hade inget specifikt verktyg för att göra en spendanalys. Alternativen var att endera använda en existerande lösning, det vill säga Excel, eller att skaffa ett spendanalysverktyg.

- Vi ville ha ett verktyg som kunde hjälpa oss kartlägga inköp genom hela kedjan, från när behovet uppstår till att produkten eller tjänsten levererats. Verktyget behövde kunna ge oss en bild över inköp så vi kunde bedöma hur mycket resurser som krävdes för en bra inköpsorganisation och sedan även kunna ge verksamheten ett ändamålsenligt stöd för att hantera inköp så effektivt som möjligt i framtiden.

 

Lösning

Efter att ha utvärderat ett antal olika lösningar föll valet till slut på Spendency.
- Med Spendency fick vi ett verktyg som snabbt och enkelt gav oss en överblick över de olika kategorierna och där vi lätt kunde klicka oss ner och se information på avdelningsnivå. Nu kunde vi till exempel se hur många inköp vi gjorde per kategori på ett sätt som inte var möjligt tidigare.

Med den informationen kunde högskolan analysera hur många inköp som gjordes per kategori och hur mycket arbetstid inköparna skulle kunna behöva lägga på att hantera varje kategori. Spendency gav därmed högskolan nödvändig statistik som kunde fungera som underlag när den nya inköpsorganisationen ska bemannas.

En extra fördel med Spendency var att det är så enkelt att använda.
- Vi kan administrera systemet helt själva, vilket är en klar fördel. Annars finns risken att man måste ta in en konsult så fort man vill göra något nytt. Med Spendency kan vi sköta det på egen hand, vilket sparar både tid och pengar.

Själva införandet krävde en del arbete och Lena Larsson menar att det är viktigt att ta med det i beräkningen för att lyckas med implementationen.

- Att få till kategorierna och lägga in leverantörerna är resurskrävande första gången man gör det, men det blir betydligt enklare efter det. Det man ska göra innan man börjar är att tänka efter ordentligt hur kategorierna ska se ut för det förenklar väldigt mycket om man får dem rätt från början.

Läs mer om Proceedo+Spendency
woman-at-desk

Resultat

Högskolan Väst har använt Spendency i lite drygt tre månader. Hittills har det bara använts för att samla statistik för att se hur den nya inköpsfunktionen ska se ut och det har organisationen nu fått en bra bild av.

- Tidigare kunde vi inte se spenden, men nu har vi siffror som gör att vi kan analysera vem som köper, vad de köper och från vem. Förutom att det ger oss underlag för den nya inköpsfunktionen som gör det också att vi kan börja ställa frågor som om vi verkligen köper från våra avtalsleverantörer och om vi behöver alla leverantörer vi har idag?

Tanken är också att de som är ansvariga för olika inköpskategorierna alltid ska få aktuell information om hur spenden ser ut och vilka leverantörer som anlitas.

Sammantaget kommer det ge Högskolan Väst helt nya möjligheter att arbeta effektivt med inköp.

- Den statistik som Spendency ger oss kan vi använda för att få en samlad bild av organisationens samlade behov av inköp i en viss kategori. Det gör att vi lätt kan få grepp om var man behöver göra en upphandling för att få ett bra avtal. Så man kan säga att vi nu har verktyget vi behöver för att arbeta mer strategiskt med inköp.