När Ida Mohede, inköpsexpert på Migrationsverket, nyligen korades till Årets Inköpare på SOIs årskonferens, var det inte bara en personlig seger. Det var ett kvitto på att passionerad e-handel och ett tätt strategiskt samarbete kan flytta berg. Vi satte oss ner med Ida för ett samtal om tjatet som ger resultat, visionen om 99,9 % matchning och varför hon inte kan förstå hur man klarar sig utan en Customer Success Manager.

Ida beskriver sig själv som sprallig och glad, men med en sida som är extremt målinriktad och envis. Den envisheten är förmodligen en av pusselbitarna som har tagit Migrationsverket från att manuellt räkna 25 anslutna leverantörer 2019, till att idag ha ett topptrimmat team på sex personer som lever och andas digitala flöden.

Vi har sett Ida på flera branschscener de senaste åren, bland annat på SOI 2025 då just upphandlare fick svar på tal då hon sa “Skärp er upphandlare, vad spelat era fina avtal för roll om ingen köper från dom?” Och kanske var det där som ett bransch-frö såddes och hon ett år senare blev den första e-handlaren att vinner det mycket upphandlings dominerade priset "Årets inköpare.

– Att vara den första e-handlaren som vinner gör mig extra glad och extra stolt. Jag tror att många av oss som jobbar med e-handel känner en tacksamhet i att det arbete som vi gör får lyftas. Många tror att det bara handlar om att man ska gå in i ett system och köpa något och att det är krångligt. Men det jag försöker trycka på är att det handlar om våra skattemedel. Om vi använder vårt systemstöd på rätt sätt får vi kontroll på vår spend, på statistik och vi får avtalstrohet. Vi får ju liksom allt i ett.

"Har inte alla det?" – Den stora förvåningen

Migrationsverket har sedan starten arbetat fokuserat med att utveckla, förbättra och hela tiden öka sin spend och match i Proceedo och har därför ett utökat servicepaket genom Proceedo Success Plus. Det innebär i praktiken en dedikerad Customer Success Manager (CSM) i Helen Bergsmark. En extra resurs som guidar och pekar på vart teamet bör lägga krutet för att få ut mest effekt. Ida stannar upp och ser genuint förvånad ut när vi pratar om att alla kunder inte valt den extra servicenivån.

– Jag trodde ärligt talat att det var så alla jobbar. För mig är det helt självklart. Vi hade aldrig tagit oss så här långt på så kort tid utan Helen. Oavsett hur mycket man jobbar så är det nästan ännu mer behövligt att ha någon som kan stötta och hjälpa till när man själv inte hinner tänka. Om jag inte har hunnit lyfta blicken på en vecka, då kan Helen komma och säga: ”Du, jag har tittat på det här. Ni har jättemånga beställningsvägar, hur tänker ni där?”. Det är en enorm fördel för oss att ha den hjälpen, menar Ida.

Mer än en leverantör, en strategisk kollega

Ida är tydlig med att samarbetet med Helen inte handlar om klassisk support, utan om en djup affärsrelation där Helen känner verksamheten lika väl som Ida själv.

– Helen är ett ovärderligt stöd. Det är värsta lyxen; hon vet vad vi behöver utan att jag ens behöver fråga. Hon kommer med input, ifrågasätter våra processer och ger konkreta förslag. Hon känns snarare som en kollega i vårt e-handelsteam än en extern leverantör. Hon har järnkoll på hur vi fungerar och hon är alltid ödmjuk, oavsett om jag ställer en jättesvår fråga eller något jag redan frågat tio gånger tidigare.

Ida beskriver Helen som någon som finns där med erfarenhet och trygghet när man vill testa något som känns läskigt.

"Skit in, skit ut" – Varför systemet bara är halva sanningen

Många organisationer skyller ofta på systemstöd när siffrorna inte stämmer, men Ida köper inte det argumentet. För henne handlar det om ledarskap och processer – och att använda sin CSM för att navigera i datan.

– Det är så sjukt att vissa är så nöjda och andra så missnöjda med samma system. Det har ju bara att göra med de som håller i spakarna. Ett system blir inte bättre än vad du gör det till. Har du inte ordning på dina processer så kan inget system i världen lösa det åt dig.

Visionen: 99,9 % matchning till 2030

Idag har Migrationsverket en fakturamatch på imponerande 86 %, men Ida nöjer sig inte där. Hon har siktet inställt på nästan perfektion.

– Vi lever efter visionen att allt som genererar en faktura ska föregås av en beställning i Proceedo. Helen brukar skratta lite när jag säger att målet är 99,9 % matchning till 2030, men jag kommer inte ge upp. Vi sitter varje månad och analyserar: vart brister vi, vart är vi bra? Och det är där Helen kommer in och hjälper oss att fånga upp exakt vart det inte funkar.

Idas recept för framgång: Envishet och respekt

För de organisationer som står och stampar har Ida några konkreta råd: lyssna på verksamheten, våga testa piloter på små områden och – framför allt – våga tjata.

– Jag är inte tjatig på ett otrevligt sätt, men jag är envis. Jag försöker alltid förmedla varför vi gör det här. Det handlar om våra skattemedel. Genom e-handel får vi kontroll på spenden och avtalstroheten. Jag förklarar för kollegorna att om de gör rätt, så slipper deras medarbetare sitta i timmar och reda ut fakturor som inte stämmer. Det är tjat på ett ödmjukt sätt som ger resultat.

Tusen tack Ida och hela teamet på Migrationsverket som ser visionen så tydligt framför sig. Att jobba tillsammans och fokuserat mot att lyckas är kul, och det märks att Ida har kul på jobbet. Att brinna för det man gör må vara en klyscha och lite uttjatat, men att få möjlighet att se tydliga resultat av sitt arbete och att hela tiden kunna följa med i utvecklingen skapar gemenskap och den där teamkänslan som man vill åt. För samarbete är det inget fel på. Varken mellan upphandling, inköp och ekonomi, eller ledningen för den delen.

– Många säger att man måste “ha” med sig ledningen för att lyckas, och så är det ju, men man måste ju också “få” med sig ledningen för att lyckas. Inte sitta och vänta på att någon ska säga vad man ska göra utan istället hela tiden berätta, visa och bevisa att det vi gör med vår e-handel spelar roll.

Läs mer om Proceedo Success