Spendanalyse - hva, hvordan og hvorfor

Spendanalyse er alltid et hett tema innen innkjøp og vil være det helt til den dagen vi alle har strategiske innkjøpssystemer som gjør at vi proaktivt kan kontrollere og styre området vårt. Vi er ikke helt der ennå (verken i privat eller offentlig sektor), og vi må derfor (i sannsynligvis uoverskuelig tid fremover) dras med de kjære spendanalysene våre. Dels for å følge opp og korrigere innkjøpsaktivitetene våre, og dels for å identifisere nye muligheter.

For deg som ennå ikke har jobbet med spendanalyser, kommer her en kort forklaring på hva, hvordan og hvorfor spendanalyse er.

Hva er en spendanalyse?

Spendanalyse er et bilde av organisasjonens innkjøps- og forsyningsmønstre. Gjennom en spendanalyse kan du se hvor stort det totale innkjøpsvolumet er, og hvordan det fordeler seg på ulike innkjøpsområder. Du kan se hvilke som er de største innkjøpsområdene og hvilke som er de andre i synkende rekkefølge. Du kan se hvor mange leverandører du har per innkjøpsområde.

Du kan også se og inkludere antall fakturaer, fakturaintervaller og mye mer. Hvis du bare har de grunnleggende faktaene, kan du deretter dele opp dataene på forretningsområder, avdelinger, land, fabrikker osv.

Forbruksanalysen gir normalt svar på følgende spørsmål:

• Hva blir kjøpt?
• For hvor mye?
• Fra hvem?
• Av hvem?
• På hvilken måte?

Det som skiller spendanalyse fra et tradisjonelt finansielt perspektiv, er at den går på tvers av hele selskapet og viser innkjøps- og leverandørmønstre uavhengig av selskap, kostnadssenter, lokasjon og land. Dette fører til at man oppdager muligheter som tidligere har vært skjult.

Hvordan gjør man en spendanalyse?

Enkelt forklart gjøres en spendanalyse ved å kartlegge hele organisasjonens innkjøpsvolum i ulike innkjøpsområder. De faktiske dataene om innkjøpsvolumet kommer vanligvis fra leverandørkontrakten, men kortleverandøren kan også være en datakilde.

Har organisasjonen virksomhet i flere land, forretningsområder/divisjoner og bransjer? Og/eller flere økonomisystemer, ingen felles P2P-løsning og flere kontoplaner? Da sier det seg selv at dette blir en stor oppgave. Den gode nyheten er at det er nettopp innkjøpsansvarlige i disse organisasjonene som har størst nytte av å gjennomføre en spendanalyse, ettersom de ofte har liten kontroll over hva de kjøper totalt sett, fra hvem og hvordan. Mer om det under "hvorfor".

Hvorfor en spendanalyse?

En spendanalyse gjennomføres fordi du ønsker å kjenne organisasjonens innkjøps- og leverandørmønstre. Først og fremst for å identifisere forbedringsmuligheter og potensielle besparelser, men også for å korrigere det som ikke fungerer som det skal i dag. Man ønsker med andre ord å få kontroll og oversikt over hvordan innkjøpene gjøres.

Spend-analyse er også en grunnleggende forutsetning for å kunne drive kategoribasert innkjøpsarbeid og ta tak i besparelsespotensialet som finnes. Det gir deg en baseline som du senere kan måle suksess og resultater opp mot. I tillegg gir det deg muligheten til å utvikle en vinnende innkjøpsstrategi for bedriften din.

Med en spendanalyse kan du kommunisere med ledelsen for å drive frem innkjøpsavdelingens endringsreise, slik at du kan flytte frem posisjonen din.