Kom i gang med bærekraftige innkjøp

Innkjøp har gått fra å fokusere på kostnader til å bli en strategisk verdiskaper, der bærekraft er en sentral del. For å lykkes kreves det kontroll på data, riktig systemstøtte og et bærekraftsarbeid som gjennomsyrer hele innkjøpsprosessen.

Systemstøtte som gjør bærekraftsdata tilgjengelig i alle beslutninger, øker mulighetene for å handle riktig uten ekstra innsats. Ved å starte i det små, fokusere på de riktige kategoriene og jobbe sammen, kan organisasjoner raskt oppnå konkrete resultater og bygge en mer bærekraftig innkjøpsvirksomhet.

I denne artikkelen, som er basert på et webinar om bærekra ftige innkjøp vi holdt sammen med Ignite, diskuterer vi innkjøp som en viktig brikke i bærekraftspuslespillet og viser hvordan du kan komme i gang allerede i dag!

Fra kostnadssenter til verdiskaper

Fra å være en funksjon som fokuserte på lavest mulig pris, er innkjøp nå en strategisk aktør med evne til å skape verdier langt utover kroner og øre. Det handler om å bidra til selskapets mål, både økonomiske og bærekraftige.

Og presset kommer fra alle kanter. Nye krav til ESG-rapportering, bærekraftsmål fra ledelsen og styret, forventninger fra kunder og ansatte - alt peker i samme retning: Bærekraft er ikke lenger noe som kan behandles som en sidelinje. Det er en forutsetning for i det hele tatt å bli inkludert.

Men til tross for dette jobber mange organisasjoner fortsatt i siloer. Innkjøp og bærekraft lever separate liv, med ulike mål, verktøy og språk. Det betyr at viktig innsikt aldri møtes.

Når de i stedet deler de samme forbruks- og leverandørdataene, har felles KPI-er og et felles språk, er resultatene tydelige: lavere kostnader, tydelig risikokontroll og målbare klima- og samfunnseffekter.

Data er grunnlaget for bærekraftige innkjøp

Å jobbe datadrevet høres kanskje opplagt ut. Likevel mangler mange bedrifter de rette forutsetningene for å handle på grunnlag av fakta. For å kunne ta bærekraftige innkjøpsbeslutninger må du vite hva du faktisk kjøper, fra hvem og til hvilken kostnad.

Det starter med kontroll. Ved å samle alle innkjøps- og leverandørdata i ett system får du ikke bare bedre oversikt, det legger også grunnlaget for alt fra automatisering til bærekraftsrapportering.

Når dataene er på plass, skaper det mulighet for reell åpenhet. Du kan se innkjøpsmønstrene dine, oppdage kjøp utenfor kontrakt, spore leverandørenes klimapåvirkning og identifisere sosiale risikoer. Du kan begynne å prioritere, stille krav og følge opp - ikke basert på følelser, men på fakta.

Når bærekraftsstrategien når helt ut

Hvis bærekraft skal ha innvirkning på innkjøpene, må det starte i strategien. Ved å knytte innkjøpsmålene til virksomhetens overordnede bærekraftsagenda, for eksempel gjennom doble vesentlighetsanalyser, blir det tydelig hvor innkjøpene gjør størst forskjell. Det kan handle om å redusere utslippene i tunge kategorier som stål, eller å ta sosialt ansvar i høyrisikoområder. Poenget er å tilpasse seg - ikke å generalisere.

Men ingen strategi fungerer i praksis uten samarbeid. For å gå hele veien kreves det tette relasjoner med leverandørene, der bærekraft er en felles agenda snarere enn et krav fra én side. Når dere utvikler løsninger sammen, skaper insentiver og følger opp - det er da strategien går fra ambisjon til virkelighet.

Fra strategi til virkelighet - støtte som gjør bærekraft til en realitet

Vellykkede bærekraftige anskaffelser krever at hver eneste daglige beslutning er i tråd med strategien. For å få det til, trenger de ansatte riktig støtte - til riktig tid. Dette gjelder både for store anskaffelser og for de små, daglige innkjøpene som skjer hver dag i hele organisasjonen.

Her spiller systemene en avgjørende rolle. Når data om for eksempel klimapåvirkning, leverandørrisiko og kontraktsstatus blir en del av selve innkjøpsflyten, øker muligheten for å ta bærekraftige beslutninger uten at det krever ekstra innsats fra brukeren.

For at dette skal fungere, må data om risiko, klimapåvirkning og kontraktsoverholdelse være tilgjengelig på beslutningstidspunktet. Enten det dreier seg om å velge en bestemt leverandør, godkjenne en kostnad eller anskaffe en ny kategori. Det skal være enkelt å gjøre det riktig. Derfor er det også viktig å styre alle innkjøp mot leverandører og produkter som du har evaluert og godkjent ut fra et bærekraftperspektiv. Dette kan du gjøre ved å integrere bærekraft i innkjøpspolicyen og deretter bruke støtte, for eksempel et innkjøpssystem, for å sikre etterlevelse.

Når strategi, data og operasjonelle beslutninger kobles sammen, får bærekraft fotfeste og blir en naturlig del av alle innkjøp.

Slik kommer du i gang med bærekraftige innkjøp i dag

Å gjøre innkjøpene dine mer bærekraftige trenger ikke å være et flerårig prosjekt. Tvert imot finnes det enkle grep du kan ta allerede i dag for å begynne å bygge struktur, innsikt og effekt:

1. Velg systemer som de ansatte faktisk ønsker å bruke
   Systemer som brukes, betyr bedre data, færre kjøp utenfor kontrakt og bedre resultater.
   
   
2. Bruk det du allerede har
   Mange organisasjoner sitter på verdifulle data uten å være klar over det. Begynn med å samle inn, visualisere og analysere det som er tilgjengelig - da ser du raskt hvor du står, hvor det er hull og hvor potensialet ligger. Dette er data som er tilgjengelig i for eksempel innkjøpssystemet eller ERP-systemet.
   
   
3. Fokuser på 1-2 kategorier
   Neste trinn er å fokusere. Velg én eller tokategorier der dere har høye utgifter, høye utslipp eller spesielle risikoer - og begynn der. Ved å skape konkrete resultater tidlig, blir det lettere å skape engasjement og skalere til andre deler av virksomheten.
   
   
4. Samarbeid
   Til slutt: Samarbeid. Bærekraft i innkjøp krever samarbeid mellom økonomi, drift, bærekraft og innkjøp. Teknologi og systemer er viktige verktøy - men det er mellom mennesker at endring skjer. Når man setter seg ned ved samme bord og trekker i samme retning, skjer det virkelig ting.

Bærekraft er ikke lenger et valg

Regulatoriske krav kan ta tid. Men forventningene øker hele tiden. Kunder, ansatte og investorer ser etter selskaper som tar ansvar.

De organisasjonene som allerede har integrert bærekraft i sine innkjøp, vil stå sterkere. Ikke gjennom engangstiltak eller løfter, men ved å ta bedre beslutninger hver eneste dag. Beslutninger basert på innsikt, engasjement og samarbeid.