Hva er Purchase to Pay?

Purchase to Pay (P2P), også kjent som procure-to-pay, representerer de operasjonelle prosessene som strekker seg fra innkjøp til betaling i en bedrift eller offentlig organisasjon, og systemene somstøtter disse prosessene.

Purchase to Pay-prosessen

Purchase-to-Pay dekker hele innkjøpsprosessen, dvs. fra behovsidentifisering og det operative kjøpet til fakturahåndtering og betaling.

Trinnene i innkjøpsprosessen:

1. Identifisering av behov etterfulgt av godkjenning av innkjøpsordre
2. Opprettelse av innkjøpsordre (PO) til valgt leverandør
3. Leverandøren mottar innkjøpsordren, leverer produkter eller tjenester og sender faktura
4. Mottak og bekreftelse av leveransen
5. Fakturahåndtering: samsvar mellom leverandørfaktura og innkjøpsordre
6. Betaling: fakturaen godkjennes og sendes til økonomisystemet for betaling til leverandøren

En effektiv P2P-prosess har som mål å forbedre gjennomsiktigheten i hele innkjøpsprosessen, minimere risikoen for feilkjøp av ulike slag og muliggjøre kostnadsbesparelser gjennom automatisering, kontraktstroskap og kontroll.

Purchase to Pay-system

Purchase to Pay brukes også for å beskrive innkjøps- og fakturahåndteringssystemer som støtter en effektiv P2P-prosess. Purchase to Pay-systemer hjelper bedrifter og andre organisasjoner med å automatisere og effektivisere håndteringen av innkjøp og fakturaer.

Samtidig gir et P2P-system organisasjoner større kontroll over innkjøpene gjennom autorisasjonsstrømmer som muliggjør attestering før ordren legges inn. På denne måten kan unødvendige kostnader stoppes allerede før de oppstår.

Leverandørportal

Et effektivt Purchase to Pay-system har en leverandørportal (også kalt Supplier Portal eller Supplier Center) som muliggjør elektronisk kommunikasjon mellom leverandører og organisasjoner som bruker P2P-systemet. Elektroniske fakturaer (e-fakturaer) er et eksempel på elektroniske meldinger som kan sendes via leverandørportalen.

Verdien av en moderne skytjeneste for Purchase to Pay

1. Kontraktstroskap

Kontraktstroskap er kjernen i enhver vellykket anskaffelsesprosess. Å sikre at innkjøpene gjøres i samsvar med avtalte kontrakter er avgjørende for å maksimere fordelene med fremforhandlede vilkår, men også for å styrke og opprettholde et godt samarbeid med leverandørene.

P2P-systemer gjør det mulig å integrere disse avtalene i innkjøpsprosessen, minimere avvik og sørge for at du faktisk kan kjøpe de riktige varene til riktig pris, noe som fører til kostnadsbesparelser og sterkere forretningsforbindelser.

2. Effektivitet

Hvordan gjør dere egentlig innkjøpene? Hvem kjører ned til sentrum? Hvem ringer en venn? Hvordan mottar du fakturaen? En digitalisert og effektiv P2P-prosess minimerer manuelle og tidkrevende oppgaver gjennom hele prosessen fra kjøp til betaling.

Ved å automatisere rutinemessige innkjøps- og betalingsprosesser frigjør du tid og ressurser til å fokusere på kjernevirksomheten din, uansett bransje. Dette resulterer i raskere gjennomføring av innkjøp, redusert risiko for feil og økt produktivitet.

Med et system som muliggjør ordregodkjenning, kan feilkjøp i tillegg forhindres før kjøpet er gjennomført og fakturaen er utstedt.

3. Automatisering

Ved å bruke spesialiserte skytjenester for Procure-to-Pay kan virksomheter automatisere alt fra ordrebehandling til fakturahåndtering og betaling. Dette reduserer risikoen for feil, optimaliserer arbeidsflyten og øker synligheten i hele innkjøpsprosessen. Som bedrift sparer du viktig tid som kan brukes på andre ting.

Med en moderne P2P-skytjeneste er det enkelt å automatisere alt fra leieavtaler til leasing eller fakturaer til produktkjøp.

Purchase to Pay (P2P) representerer ikke bare prosesser fra kjøp til betaling; det er en strategisk mulighet for bedrifter til å effektivisere, kontrollere og forbedre hele innkjøpsprosessen. Med fokus på kontraktstroskap, effektivitet og automatisering muliggjør P2P-systemer smidige og kostnadseffektive innkjøp og betalinger, noe som i sin tur bidrar til vekst og konkurransekraft i markedet.

900 000 Proceedo-brukere gjør det allerede

Automatiser arbeidsflyten for innkjøp

Ved hjelp av forhåndsdefinerte regler og automatiserte godkjenningsprosesser kan innkjøpene gjennomføres raskt og effektivt, noe som reduserer tidsbruken i alle ledd av prosessen.

Forbedrer synlighet og kontroll

Proceedo gir brukere og beslutningstakere innsyn i hele innkjøpsprosessen, slik at de kan spore innkjøp, håndtere risiko og analysere kjøpsatferd for å effektivisere fremtidige innkjøp.

Styrket kontraktstroskap

Ved å integrere kontraktsvilkår i innkjøpsarbeidsflyten bidrar Proceedo til å sikre at innkjøpene gjøres i tråd med avtalte kontrakter, noe som fører til kostnadsbesparelser og sterkere leverandørrelasjoner.