Med Proceedo klarte Region Sörmland å bytte til et nytt e-handelssystem over natten.
E-handelssystem fra Proceedo ga kontroll og enklere bestilling
Region Sörmland
Nytt e-handelssystem over natten
Legemidler er kanskje ikke de vanligste varene å håndtere i et innkjøpssystem, men Region Sörmland viser at det fungerer helt fint. Da de byttet legemiddelleverandør, byttet de også bestillingssystem og valgte et e-handelssystem som kan håndtere alle typer kjøp. Resultatet ble en løsning som både er enklere og mer effektiv for brukerne.
Ett e-handelssystem for alle bestillinger
Regionen bestiller medisiner for over 230 millioner kroner årlig. Tidligere ble disse bestillingene lagt inn via leverandørenes bestillingsportaler, men nå ønsket organisasjonen en egen portal for å håndtere alle sine legemiddelbestillinger - og valget falt på Proceedo.
Med egen e-handel får organisasjonen ikke bare en mer effektiv og oversiktlig måte å bestille legemidler på, men det betyr også at de ikke lenger sitter i fanget på noen andre.
- "Nå som vi har vår egen bestillingsportal, er vi ikke lenger låst til én leverandørs løsning. Skulle vi nå bytte leverandør, trenger ikke brukerne å lære seg å jobbe i et nytt system, men alt fungerer som vanlig for dem, sier Fredrik Ax.
Ett e-handelssystem for alle, samtidig
Proceedo vil bli implementert over natten
Med et stort antall brukere er det mest optimale å prøve å fase inn noen få enheter om gangen. Region Sörmland hadde imidlertid ikke den luksusen, ettersom de måtte ha det nye e-handelssystemet på plass da de byttet leverandør 1. juni. For å få tid til å lære opp alle de 1000 brukerne, startet opplæringen allerede i mars.
- "Vi måtte bytte leverandør over natten for alle brukerne. Fordi det handler om legemidler, kunne det ikke være noen spørsmålstegn rundt pasientsikkerheten. Alt måtte fungere da den første bestillingen ble lagt inn 1. juni", sier Fredrik Ax ved legemiddelkomiteen i Region Sörmland.
"Opplæring av 1000 brukere er ikke gjort i en håndvending, uansett hvor brukervennlig systemet er. Beslutningen om å starte opplæringen i mars innebar en risiko for at kunnskapen til dem som ble opplært først, ville gå i glemmeboken. I tillegg ville noen av de ansatte gå på ferie rett før det nye systemet skulle tas i bruk, for så å komme tilbake på jobb i midten av juli.
- De ville da komme tilbake når de fleste var på ferie, og kunne derfor være de eneste leverandørene på sin enhet i en periode. Vi jobbet derfor veldig hardt med å utvikle sjekklister de kunne følge, og sørget for at vi hadde god support som kunne svare på alle spørsmål, sier Fredrik Ax.
Krav til et e-handelssystem
Region Sörmland hadde noen spesielle funksjonelle krav, spesielt når det gjaldt muligheten til å håndtere flere ordrebekreftelser, noe som krevde en del tilpasninger.
- Det krevde intensivt arbeid både fra Proceedos og vår side for å få en løsning som oppfylte kravene våre. Men dialogen fungerte bra, og vi fikk en god løsning i tide, selv om det ble litt trangt på slutten, sier Fredrik Ax.
Etter tilpasningsarbeidet kan nå alle legemiddelbestillinger til sykehusapotekene gjøres i Proceedo, og opplæringsarbeidet som er gjort vil være til stor nytte for regionen i fremtiden når stadig flere bestillinger kan gjøres i systemet.
Nå kan vi bruke ett system for alle disse bestillingene, noe som gjør det enklere og mer effektivt for sykepleierne å legge inn bestillingene sine. Det gir dem igjen mer tid til kjerneoppgavene sine.
Fredrik Ax
Legemiddelkomiteen, Region Sörmland
Hvordan fungerer det nye e-handelssystemet?
Det var med en viss uro regionen så frem til å bytte fra én bestillingsløsning til en annen over natten, men resultatet ble en suksess.
- Siden 1. juni, da vi gikk live, har det gått en enorm mengde bestillinger gjennom systemet, og det har fungert veldig bra! Nå planlegger vi å gå videre og få stadig flere varer, som for eksempel ferdige medisiner, direkte fra apotekene inn i systemet, slik at brukerne kan gjøre så mye som mulig i samme system, sier Fredrik Ax.
Den nye bestillingsløsningen fungerte fra dag én og utgjorde ingen trussel mot pasientsikkerheten i det hele tatt. Den har gitt innkjøperne en mye mer oversiktlig måte å bestille legemidler på, og i fremtiden forventer regionen å oppnå betydelige effektiviseringsgevinster ved å ha et felles system for alle bestillinger.
For å lykkes med implementeringen har det vært nødvendig med en betydelig opplæringsinnsats, men regionen forventer å tjene dette inn igjen ved å bruke det samme systemet for stadig flere produkter.
- For eksempel bestiller vi de fleste legemidlene våre fra sykehusapoteket, men vi kjøper også for eksempel vaksiner direkte fra leverandøren. Nå kan vi bruke ett system for alle disse bestillingene, noe som gjør det enklere og mer effektivt for sykepleierne å legge inn bestillingene sine. Det gir dem igjen mer tid til kjerneoppgavene sine, sier Fredrik Ax.
På sikt kan en stor del av regionens elektroniske handel komme til å gå gjennom denne portalen, men i første omgang dreier det seg om bestillinger av medisiner.