Choose language

Økt overholdelse av kontrakter og bedre innkjøp

Da Coop implementerte Purchase to Pay med Proceedo.

coop-butiksbild-006-1464x821

Utfordringen: Lav kontraktsoppfyllelse og mangel på innkjøpsstøtte

Forbedret kontraktsoverholdelse og besparelser

På senteret var det en kamp for å oppnå ønsket avtalelojalitet. Samtidig var det usikkerhet i butikkene om hvorvidt bestillingene som ble lagt inn, faktisk var i tråd med kontraktene. Og i butikkene kunne ikke kundene være sikre på at de fikk det beste tilbudet. Bestillingene ble som regel lagt inn via telefon eller e-post, noe som var både tidkrevende og vanskelig å kontrollere.

- Vi ønsket å gi innkjøperne våre bedre støtte, slik at de alltid kunne være sikre på at de fikk den beste avtalen ved å kjøpe gjennom våre sentraliserte kontrakter. De skulle vite hvilket sortiment som gjaldt og raskt kunne finne og bestille akkurat det de trengte, sier Martin Hansson, innkjøpssjef for indirekte varer og tjenester i Coop.

Stora-Coop-Vastberga

Løsningen

Kjøp for å betale med Proceedo

Coop bestemte seg for å bruke Visma Proceedo for å kunne administrere interne innkjøp av først og fremst forbruksvarer og lagerutstyr på ett sted.

- "Vi ønsket at brukerne våre skulle kunne bestille alt på ett sted, der vi legger inn produktene fra våre avtalte leverandører. På denne måten ville vi både redusere kostnadene og få kundene til å føle seg trygge på at de gjorde gode kjøp, sier Martin Hansson.

For at dette skulle fungere, var det viktig at innkjøperne enkelt kunne finne det de trengte. Coop løste dette ved å forbedre produktkategoriseringen. Tidligere hadde de hatt en rapporteringsstruktur for å følge opp kostnader, som nå kunne brukes som grunnlag for det nye kategoritreet.

Coop brukte rundt fire måneder på å sette strukturen for kategoriseringen. Dette var et stort arbeid, og involveringen av butikkene var avgjørende.

- Det er viktig å få innkjøpernes mening, for det er de som vet hvilke søkeord de bruker for å finne et bestemt produkt, og hvor i treet de forventer å finne det. Derfor spurte vi dem hvilke ord de brukte når de søkte etter noe, og hvordan de så ut i et tre, sier Hansson.

Den andre siden av regnestykket for effektiv produktkategorisering var å få leverandørene med på laget. Det handlet om å få leverandørene til å innse at de nå bare skulle levere produktene i kategoritreet, selv når de fikk forespørsler om andre produkter. Det var også viktig at leverandørene tok til seg forespørslene fra butikkene og videreformidlet dem.

- Leverandørene har mye informasjon om hvordan butikkene resonnerer, og det kan komme både oss, butikkene og leverandørene til gode. "Vi har jevnlig kontakt med leverandørene for å se om det er stor etterspørsel etter produkter som vi ikke har kontrakt på. Hvis det er det, må vi tilpasse sortimentet vårt deretter, sier Martin Hansson.

Coop består av tre ulike butikkonsepter: Coop, X-tra og Stora Coop. Det betyr at Coop også ser over kategoriseringen og hvilket sortiment hvert konsept skal ha i systemet.

- Hvis du jobber i en Stora Coop-butikk, skal du bare se det sortimentet som er relevant for akkurat det butikkonseptet, og ikke ting som bare gjelder Xtra- eller Coop-butikker, sier Martin Hansson.

Coop-Zinkensdamm-skalert

Resultatet

Bedre overholdelse av kontrakter og besparelser på indirekte innkjøp

Coop har nå oppnådd mye bedre kontraktsoverholdelse og har også klart å spare penger på indirekte materialinnkjøp. Det hele var avhengig av at brukerne virkelig sørget for å ta den nye løsningen i bruk.

To måneder etter implementeringen var oppslutningen på 50 prosent, og etter seks måneder hadde den steget til 90 prosent. Det gikk altså raskt å få brukerne til å akseptere den nye løsningen, og i dag er det naturlig for kundene å gå gjennom bestillingsportalen for å legge inn bestillingene sine.

Coop har nå lykkes med å konsolidere både leverandører og sortiment og dermed funnet bedre prisbilder. I tillegg har Coop oppnådd flere andre fordeler.

Det blir mye mer tidseffektivt for de ansatte i butikken når de kan legge inn alle bestillinger via portalen i stedet for å måtte ringe eller sende e-post. Vi kan også administrere sortimentet på en helt annen måte enn tidligere. Leverandørene får også ordrene sine på én måte nå, noe som betyr at de kan gjøre besparelser i kjeden sin som vi kan dra nytte av, sier Martin Hansson.

Coop går nå videre med forbedringsarbeidet og har et godt utgangspunkt å bygge videre på.

- Vi ønsker å konsolidere sortimentet ytterligere. Den langsiktige strategien er å samle større volumer fra færre leverandører, og siden Proceedo har fungert godt så langt, forventer vi at løsningen kan hjelpe oss med forbedringsarbeidet vårt også i fremtiden, sier Martin Hansson.