Mindre miljøpåvirkning og penger spart - to gode ting da Compass Groups 220 restauranter gikk over til sentraliserte innkjøp.
De riktige leverandørene og de riktige kontraktene
Det var her ideen om sentraliserte innkjøp for direkte kjøp kom inn i bildet. Ved å opprette en sentralisert innkjøpsportal for alle restaurantene kunne innkjøpsavdelingen i Compass Group sikre at restaurantene kjøpte fra de riktige leverandørene og i henhold til de riktige avtalene.
Til dette trengte man en IT-løsning, og Compass Group vurderte hvilke løsninger som kunne være aktuelle, og falt til slutt ned på Visma Proceedo.
- "Det vi likte, var at det var brukervennlig og fleksibelt nok til å fungere godt i alle restaurantene våre", sier Harald Rydén.
I dag forhandler innkjøpsavdelingen sentralt med leverandørene og velger ut de beste leverandørene og varene. Sortimentet legges deretter inn i innkjøpsportalen Proceedo. Når nye prisfiler fra leverandørene kommer inn til innkjøpsavdelingen, legges de direkte inn i portalen. På denne måten får restaurantene automatisk tilgang til de nyeste avtalene og prisene.
De ansatte i restaurantene kan enkelt gå inn i portalen, bestille de produktene og volumene de trenger, og få en ordrebekreftelse og en leveringsdato.
Klare fordeler: miljø og penger
Å sentralisere innkjøpene i stedet for å la hver restaurant håndtere sine egne innkjøp har gitt flere fordeler. En av fordelene er at systemet har redusert selskapets miljøpåvirkning, noe som er en klar fordel ettersom alle Compass Group-restaurantene er miljøsertifisert i henhold til ISO 14001.
- Restaurantene kjøper nå fra færre leverandører, og det har den store fordelen at antall transporter til restaurantene reduseres betydelig. Det er bra for miljøet, siden det blir mindre utslipp, og det er også bra for økonomien vår, siden vi reduserer transportkostnadene, sier Harald Rydén.
Compass Group tar også en leveringsavgift for hver leveranse, uavhengig av størrelsen på leveransen, noe som gjør at restaurantene kan planlegge leveransene sine bedre og unngå unødvendige småkjøp.
En annen fordel med sentraliserte innkjøp er at det gir mulighet for større volumer og bedre kontroll.
- Vi kan nå garantere leverandørene våre større innkjøp enn vi kunne før, og det gjør at vi kan forhandle frem bedre priser. I tillegg får vi bedre kontroll på hva som kjøpes inn når alt går gjennom portalen, sier Harald Rydén.
Utholdenhet lønte seg
Ute på restaurantene er de ansatte fornøyde med systemet, som forenkler innkjøpene og gir dem mer tid til kjernevirksomheten - å servere god mat. Men det var ikke bare solskinn og roser fra starten av, og Harald Rydén sier at det er viktig å være utholdende når man setter i gang et prosjekt som dette.
- På restaurantene syntes de ansatte til å begynne med at det var vanskelig å måtte gå gjennom portalen og ikke kunne ringe direkte til leverandøren for å legge inn bestillinger, slik de var vant til. Men dette var et IT-modenhetsproblem, og det tar litt tid å venne seg til en ny måte å jobbe på. Etter en stund gikk det veldig bra da de så fordelene med å ha et system som gjorde det mulig for dem å kjøpe de riktige produktene raskt og enkelt," sier han.
Det er også noen aspekter som kan være gode å tenke på for bedrifter som ønsker å starte med samordnede innkjøp, mener Harald Rydén.
- "Gjør en grundig analyse av hva dere ønsker å gjøre, og sørg for at leverandøren forstår virksomheten deres og hva dere ønsker å få ut av løsningen. Det er viktig å ha en kontaktperson hos systemleverandøren som virkelig forstår virksomheten din for at det skal bli en suksess, sier han.
For de fleste er det mye å hente på samordnede innkjøp, og Harald Rydén er svært fornøyd med løsningen som Compass Group har valgt.
- "Vi ønsket en løsning som hjalp oss med å implementere innkjøpsprosessen vår i alle restauranter, og det har fungert veldig bra. Så vi er veldig fornøyde med Proceedo, sier Harald Rydén.