Upphandlingslandskapet genomgår en tydlig transformation. Medan digitaliseringen tog fart på allvar för över 20 år sedan, har kraven på effektiva, moderna e-handelslösningar blivit alltmer centrala i dagens upphandlingar. Det är en positiv utveckling som visar att organisationer inser värdet av digitala affärer och effektiva inköps- och fakturahanteringsprocesser.
Jag har själv arbetat med försäljning till offentlig sektor i över 25 år och tittar jag i backspegeln så ser jag absolut trender som både kommit och gått. Att inköp fått mer mandat i organisationen är tydligt och en fantastisk utveckling, äntligen!
Det finns mängder av lysande exempel på att samverkan mellan upphandling/inköp och ekonomi ger betydande processbesparingar – i skarp kontrast till organisationer som ser dessa som två isolerade funktioner.
Men en oroande trend kvarstår:
Vi ser fortfarande att många organisationer väljer att baka in kraven på e-handel som en del av upphandlingen av sitt större affärssystem (ERP).
Detta tillvägagångssätt, som må vara bekvämt ur ett rent administrativt perspektiv, är i grunden ett gammalmodigt sätt att tänka. Det riskerar att låsa in organisationer i funktionellt begränsade lösningar och hindra den flexibilitet som är avgörande för att lyckas i dagens snabbrörliga marknad.
Att upphandla e-handelsfunktionalitet som en integrerad del av ERP-systemet bygger på föreställningen om att ett enda system som ska hantera allt. För 20 år sedan var detta kanske nödvändigt på grund av höga integrationskostnader och tekniska begränsningar. Med dagens teknik, där standardiserade API:er och molnbaserade lösningar gör integrationer både snabba och kostnadseffektiva, faller argumentet snabbt.
Det är utmanande att vikta och prioritera moduler som var för sig är viktiga för organisationen och risken är att man börjar kompromissa med vitala funktioner som användarupplevelse, mobilitet, P2P-funktionalitet (Procure-to-Pay) och de specifika behov som den moderna inköparen har. Det är viktigt och ta hänsyn till vilka användare/användargrupper som ska använda modulerna. Vems behov ska prioriteras, den stora mängden användare eller ett fåtal administratörer/experter?
Istället för att begränsa sig till vad ERP-leverantören kan erbjuda, borde upphandlande organisationer aktivt sträva efter att plocka pärlorna i tekniklandskapet.
Välj det ERP-system som bäst hanterar organisationens ekonomiska styrning, logistik och redovisning. Välj sedan den specialiserade P2P- eller e-handelslösning som erbjuder den bästa användarupplevelsen och kan tillföra störst värde i E-handelsprocessen.
Fokus i upphandlingen ska vara hur väl systemen kommunicerar med varanda och inte att det nödvändigtvis måste vara samma system. Moderna lösningar är byggda för att samverka sömlöst:
Genom att upphandla dessa system separat, men med tydliga krav på modern och stabil integration, får organisationen det bästa av två världar:
Ett ERP som är bäst på redovisning och fakturering och en P2P-lösning som är bäst på att driva affärer och effektivisera inköps-och fakturahanteringsprocessen.
Till de som upphandlar vill jag skicka med en tydlig uppmaning: Sluta upphandla som om vi levde år 2000. Utmana den traditionella strukturen. Fokusera på att skapa ett tekniskt ekosystem där de bästa lösningarna får verka tillsammans. Genom att ta steget mot en best-of-breed-strategi, där vi separerar ERP-kraven från e-handelskraven, kan offentliga och privata organisationer inte bara effektivisera sina inköp, utan också säkerställa att de har den flexibilitet som krävs för att möta framtidens digitala krav.
Låt inte ERP:et begränsa er framtid inom e-handel. Välj det som är bäst för varje del av verksamheten – det är den verkliga nyckeln till en modern och framgångsrik upphandling.
Här kan du läsa mer om hur vi jobbar med e-handel för offentlig sektor.