Effektivisering av operationellt inköp och automatisering av fakturor är ovärderliga strategier för stora organisationer som strävar efter att optimera sina arbetsflöden och minska kostnader. Nedan följer fem handfasta tips som framgångsrika bolag inom detta område alltid prioriterar.
5 tips för effektivare inköpsprocesser i stora organisationer
Som ger er mer tid till kärnverksamheten!
1. Implementera ett inköpssystem
Ett inköpssystem erbjuder en automatiserad lösning för hantering av inköpsprocesser från start till slut. Genom att använda sig av ett sådant system kan företag:
-
Centralisera inköp: Samla alla inköpsaktiviteter på en plattform för att få bättre överblick och kontroll.
-
Standardisera processer: Uniforma procedurer för alla inköp gör det lättare att följa policyer och minska risken för fel.
-
Förbättra samspelet med leverantörer: Effektiv kommunikation och samarbete med leverantörer kan automatiseras och optimeras.
2. Inköp och fakturahantering i ett system - start och mål för samma process
Genom att hantera processen från inköp till faktura i samma system (Purchase to Pay) får ni en sömlös process från beställning till betalning. Det för med sig fördelar som:
-
Minskad manuell hantering
Användaren kan förhålla sig till ett gränssnitt och med godkännandeprocessen redan vid ordertillfället slipper ni stanna fakturor i bakändan då de kan matchas per automatik mot orderunderlag och inleverans (3 way match). Dessutom får ni full kontroll på kostnaderna - innan de uppstår (inte efter då det är för sent att göra något åt saken).
-
Snabbare godkännandeprocess
Elektroniska godkännanden säkerställer att ordrar och fakturor (då de inte matchas) godkänts snabbare, men den stora fördelen ligger i de många regelverk som kan sättas upp för att hantera processen helt automatiskt. Återkommande inköp/kostnader? Inga problem, med en modern purchase to pay lösning kan ni hantera dessa automatiskt helt utan mänsklig handpåläggning med tex regelverk för abonnemangsfakturor.
-
Förbättrad datakvalitet
Med hela processen i samma system blir datakvaliten klanderfri. Har ni redan en fakturahanteringslösning som ni vill behålla? Säkerställ då att inköp och fakturasystem integreras smidigt med varandra. Då kan datakvalitén och tre-vägs-matchning ändå uppnås. Second best - men ändå klart mycket bättre än separata processer!
3. Nyttja dataanalys för bättre inköpsbeslut
Data är kungen när det gäller att fatta informerade beslut. Genom avancerad dataanalys kan företag:
-
Identifiera besparingsmöjligheter:
Analyser av inköpsmönster kan uppdaga områden där det går att förhandla bättre villkor eller konsolidera leverantörer.
-
Identifiera flaskhalsar:
Förstå vilka delar av verksamheten som inte köper/använder system och avtal på ett korrekt sätt. Ni kan göra något åt flaskhalsarna helt enkelt.
-
Förutse trender och behov:
Använda historisk data för att förutspå framtida inköpsbehov.
-
Analysera leverantörsprestandan:
Uppföljning och utvärdering av leverantörers leveransprecision och kvalitet bidrar till långsiktigt samarbete.
4. Automatisera godkännandeprocesser
Genom att automatisera godkännandeprocesser och fokusera på avvikelser istället för varje transaktion kan företag spara enorma summor på administrationseffektivisering. Det betyder i klarspråk: betala per automatik det som är rätt mot order och inleverans men hantera manuellt eller med stöd från AI det som avviker.
Har man dessutom ett bra systemstöd kan man:
-
Minimerad fördröjning:
Godkännanden kan ske var som helst, när som helst genom mobilåtkomst, vilket påskyndar den övergripande processen. Inte bara bra för business, men också för alla chefer som kan godkänna hemifrån eller på språng.
-
Större transparens:
Få en tydlig översikt över varje steg i processen hjälper till att identifiera flaskhalsar och möjliggör snabb åtgärd.
-
Riskminimering:
Regelbaserade arbetsflöden säkerställer att endast behöriga personer kan godkänna inköp och utbetalningar, vilket minskar riskerna för felaktigheter och oegentligheter.
5. Fortsätt utbilda och uppdatera Teamet
Teknik och processer förändras ständigt. Därför är det avgörande att:
-
Hålla teamet informerat:
Regelbunden utbildning om nya verktyg, system och policyer säkerstår kvalitet genom hela inköpsprocessen.
-
Främja en kultur av kontinuerlig förbättring:
Anställda uppmuntras att ge feedback och komma med förslag på förbättringar, vilket stimulerar innovation och engagemang.
Genom att följa dessa fem tips kan stora bolag och organisationer avsevärt förbättra sin effektivitet och minska kostnaderna i sina inköps- och faktureringsprocesser. Detta bidrar inte bara till en mer effektiv operationell funktion utan också till en starkare, mer konkurrenskraftig position på marknaden där mer tid kan fokuseras på kärnverksamheten.
Läs mer om inköpssystem!